このコロナ禍では、成長を目指すだけではなく、ムダを省き、筋肉質な経営を目指さなければいけません。リモート経理を導入できれば、「コスト・働く時間」を劇的に少なくすることができます。経費精算のためにわざわざ出社していては、時間とお金をドブに捨てているようなもの。そもそも経理とは「経営管理」の略称。「営業」が会社の攻めを司る剣なら、「経理」は守りを固める盾です。右肩上がりの時代はどこの会社も営業重視でしたが、コロナ禍では経理がいっそう重要になりました。
本連載は、「リモート経理を導入するためのノウハウ」を紹介するものです。著者は「会計とITの融合」を得意とする税理士、井ノ上陽一氏。『リモート経理完全マニュアル 小さな会社にお金を残す87のノウハウ』を出版し、「いつでも・どこでも・誰でも」安心に経理業務ができるメソッドをあますところなく伝えています。

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自宅で経費精算を行う方法

 経理で手間がかかるのは経費精算です。

 なぜ手間がかかるか。それは紙でやるからです。会社全体でとり組み、効率化していきましょう。

 社員がレシートを経理担当者に出すだけだと、経理担当者がそのレシートをひたすら打たなければいけなくなります。

 またリモート経理であっても、そのレシートを経理担当者に渡す手間もあるわけです。社員ひとりひとりが経理担当者に経費のデータを渡せば、精算もチェックもラクになります。社長に関しては、誰かが担当してもいいでしょう。

①社員は、レシートをデータ化して送る(レシートは後日提出)
②経理担当者は、送られてきたデータをチェックする

 これを徹底しましょう。

 経費精算ソフトを使えば、このしくみは作れますが、会計ソフトfreee にもこの機能はあります(freee のベーシックプラン以上のみ)。

freee の便利機能

 freee には、スマホでレシートをスキャンすればある程度読みとってくれる機能があります。レシートの画像も添付できるので、データとして経理担当者に渡すことができるのです。

 たとえば、1月12日にスターバックスで打ち合わせをして、1000円だった場合、そのレシートをスキャンすれば、「1/12 会議費 1000円 スターバックス」というデータとして読みとられます。

 もし読みとられない場合は、修正したうえで申請ボタンをクリックすれば、クラウド上に保存されます。それを上司や経理担当者がチェックし、承認するのです。

 もちろんそのスキャンしたデータが正しく読みとれているかどうかのチェックは社員の仕事となります。そうしなければ経理担当者が確認する仕事が増えるからです。

 また、こういったシステムを入れなくても、日頃使い慣れたExcel に入れ、それを経理担当者に提出する手もあります。