エクセルマクロの挫折しない勉強法や仕事で使いこなすコツを徹底解説!
講師の寺澤さんはこれまでの20年間マクロを使って様々な業務を効率化させるなど、数多くの社内表彰を受けてきました。例えば、数十万行の元データから分析用データを毎週作成する作業。人の手だと1週間かけても終わらない作業ですが、マクロを使うと30分程で完成してしまいます。さらに自ら社内講座も主催、全くマクロを触ったことがない数百人を指導し、満足度98%と人気を博しています。近著『4時間のエクセル仕事は20秒で終わる』では、そのエッセンスを余すところなく紹介しています。本連載では、エクセルマクロを仕事で使うための本当に必要な知識だけを、できるだけわかりやすく説明していきます。

GAFA部長が断言!「仕事を頼まれたときの反応で、その人の優秀さがわかる」理由Photo: Adobe Stock

「頼まれ仕事」にすぐとりかかってはいけない

「今週から、毎週火曜日にこのデータを部門ごとに分けて、売上実績をグラフ化して全部門に配信してほしい」

このようにエクセルを使う仕事を依頼されたら、まず何をしますか?

頼まれた作業へすぐにとりかかる人をよく見かけます。しかし、指示されたままやみくもに手を動かすのは、仕事の効率が悪い人の特徴のひとつです。

働き始めた20代の頃は、僕も上司や先輩にエクセル仕事を依頼されたらすぐ反応して動き出すタイプでした。しかし、エクセルマクロを活用して仕事を効率化できたことをきっかけに、すぐに手を動かしだすのではなく、作業をする前に全体を俯瞰してみることの大切さに気づいたのです。

愚直に何回も同じ作業を繰り返すのは、今すぐやめましょう。効率化できるところを見つけて改善すれば、仕事は確実に早く終わります。そして、空いた時間をほかの作業に使い成果をあげ、仕事全体の質を高める。優秀な人は常にこのような仕事の進め方をしています

業務を俯瞰するときのポイント

先ほど、業務を俯瞰して見るべきだと述べました。その際、どういった視点で業務を見るべきでしょうか。次の2つが特に重要です。

1)どのくらいの業務負荷がかかるか見積もる
2)高負荷かつ繰り返す業務を自動化する

1)どのくらいの業務負荷がかかるか見積もる
依頼された仕事が一度きり、数分で終わるものならば、わざわざ時間をかけて効率化しなくても日常業務に大きな支障はきたしません。一方、もしその作業に多くの時間をかける必要があれば、現在の業務に大きな影響が出てしまいます。まずはその仕事にどれぐらいの時間がかかるかを見極め、効率化やほかの方法を探す必要がある業務かを判断すべきです。

2)高負荷かつ繰り返す業務を自動化する
1)の結果が、業務負荷の高い何度も繰り返す業務であった場合は、自動化できないか方法を探しましょう。その作業にかかる工数を少しでも減らすことが重要です。私はその解決策としてエクセルマクロを利用してきました。マクロで定型作業をプログラム化して、手作業なら数時間かかるような仕事を数十秒で終わるようにしたのです。

自動化の目安は、毎回30分以上かかる作業です。ただ、自動化に手間がかかりすぎてしまうと本末転倒です。同じ作業に費やす1ヵ月分程度の時間で自動化できると良いでしょう。のちの作業時間がほとんどなくなるなら、これだけの時間をかける価値はあります。