【コクヨのトップ社員が答える】ノートは1冊にまとめるべきか？ キレイに書くべきか？

ノート術やメモ術に関する書籍は数多く存在しているが、それぞれ手法は異なる。そのため、メモを活用したいと思いながらも、具体的にどんな運用をしたらよいのか悩んでしまう人も少なくないだろう。
そんな方の悩みに答えてくれるのが、日本一ノートを売る会社「コクヨ株式会社」の社員、下地寛也さんの書いた『考える人のメモの技術』（ダイヤモンド社）だ。下地さんは今まで数多くの仕事ができる人のメモをリサーチした、いわばノートのプロフェッショナルである。
本書では、2種のノートを使い分けることで、正解のない問いに対して自分らしい答えを出す力を磨ける実践的なメモ術を紹介している。今回の記事では、メモ術を取り入れたい人が知りたい疑問について、下地さんに聞いた。（取材・構成／久保 佳那、撮影／疋田千里）

メモが、考える力を引き出す武器になる

――今回の『考える人のメモの技術』は、これまでのメモ本と一体何が違うのでしょうか？

下地寛也（以下、下地）：メモの目的は、一般的には記録するためと考えられていると思います。

　ところが、今回お伝えしたかったポイントは「記録」ではなく「考える」ためにメモがいかに重要な役割を果たしているかということです。

　今、デジタル化やAIの進展により、人間にはより「自分らしく考える力」、つまりオリジナリティが求められている。

　そういった、自分らしく考える力を伸ばすために、どうメモを使えばいいのかということを体系的にまとめたかったわけです。

――「自分らしく考える」って出来ているようで、出来ていないような気がしますね。

下地：よく「あの人、思考停止しているよね」といったりしますよね。

　ただ「自分は、しっかり考えているのか？」と問われると、ドキッとする人も多いのではないでしょうか。人の意見の受け売りばかりで、実は他者のコピペ発言かもしれないと思う人もいるでしょう。

　そうなると、そもそも「考える」ってどういう行動なんだろう？という疑問にぶち当たると思います。

　本でも図で説明しているのですが「考える」とは、ある「状況」に対して自分のそもそもの価値観とか経験から積みあがった「考え方」を使って、情報を「編集」し、その状況に対する「自分の答え」を導くプロセスになります。

――言われてみれば当たり前ですが、たしかに普段あまり意識しないですね。

下地：そうなんです。そして思考停止している人は、自分の「考え方」がそもそもありません。

　そうすると、何か問題となる状況に陥ると、人の意見に振り回されたり、条件反射的な答えに飛びついて、ありきたりな答えしか出せないことになってしまうわけです。

　他方、しっかりと考える力を持っている人は、自分の価値観やそれまでの経験を踏まえて、「状況」を分析します。

　そのうえで、得られた情報を整理したり、組み合わせたりしながら「編集」して、「自分の答え」を探るという動きをしているわけです。

――それを、今回はメモを書きながらするというわけですね。

下地：はい、この考えるという行為がわかっていると、2つのメモのスキルを身につけなければいけないことがわかります。

　1つは、そもそもの自分の考え方を普段から高めるために、面白いと思った情報をメモして考え方をアップデートするということ。

　もう1つは、企画を考えたり、問題に対処したりするときに、現在の状況をしっかり書き出して把握し、得られた情報をメモしながら編集・加工し、打ち手を構築するということです。

　前者が「インプットメモ」、後者が「アウトプットメモ」のスキルになるわけです。

「情報は1冊のノートにまとめなさい」は本当か？

――なるほど。メモに種類があるなんて、考えたことがありませんでした。

下地：そうですよね。メモが大事とわかっていながらも、漠然とメモを取る人が大半だと思います。

　実際には先ほど言った会議の議事や仕事の備忘のための「記録メモ」と、考える力を伸ばすための「インプットメモ」と「アウトプットメモ」の3種類があります。考える力を伸ばすために大切なのは後者の2つですね。

　インプットメモの目的は、自分の情報感度に引っかかった情報をすくい上げ、自分の考えをアップデートしたり、アウトプットに生かしたりすることです。例えば、本やセミナーの内容、気に入った広告コピー、参考になった出来事などのメモです。

　アウトプットメモの目的は、情報を整理し、発想・創造するために書きながら考えることです。例えば、企画を考えるためのメモや、将来のキャリアや方向性を考えるためのメモですね。

――たしかにメモを活用したいと思っても、その目的を理解していないと、うまく使いこなせないですね。

下地：今回、いろんなノート術やメモ術をあらためてチェックしていました。

　そうすると「気づきをストックするためのインプットのテクニック」か「思考するためのアウトプットのテクニック」のどちらかを中心に取り上げている傾向にあると思います。

　比率的には、情報のインプットのテクニックについて触れている本が多いでしょうか。

　逆に、「ノートは大きい方がいい、走り書きでいいからどんどん書いた方がいい」と書いてあるのは、アウトプットメモ的なテクニックが書いてある本といっていいでしょう。

――目的に応じてノートを使い分けることがポイントなんですね。

下地：使い分けができていないと起こりがちなのは、記録用のメモの中に、インプットメモに入れるべき大事な情報を書いてしまうといったことです。

「会議11時、場所Aルーム」という備忘録メモに、「仕事で使えそうだと思った大切な情報」のメモが混ざると、あとで見つけるのは大変です。まるで、散らかっている部屋に、自分の大事な指輪を適当に置いてしまったような状態ですね。

――たしかに、そのとおりですね！

下地：だから、自分が一番大事なことを書いておく場所は、分けておきましょうという提案をしたわけです。それがインプットメモです。

――ノートのサイズも変えたほうがいいということですか。

下地：なんとなく、ノートは1冊にして、そこに全てが集約されている方がいいのではと思いがちです。

　実際に『情報は一冊のノートにまとめなさい』という大ベストセラーがあります。裏話ですが、この本の編集をされていた市川有人さんという方に、今回の企画を相談していました。

　市川さんからは、「自分らしく考える力をつけるためにはどうすればいいのかを、提案してほしい」と言われていて4年も試行錯誤したんです。「市川さん、ノート1冊にまとめるのは思ったより難しいですよ～」なんて話をしながらです（笑）。

　クリエイティブな仕事をしていて、アウトプットも次の仕事のインプットになるという人ならノートは1冊でもいいと思います。

　ただ、普通に仕事をしている人は、打合せや会議などいろいろ雑多なことをメモする人が多いでしょう。そういったこともあり、メモを書くノートを分けるという方法にたどり着きました。

　これは、実際にコクヨの中で仕事ができると、私が思っているマネジャークラスの人の話を聞いて、感じたことなんです。

コクヨの人はどんなノートを使ってる？

――具体的にはどのようなノートを選べばいいのでしょうか？ 例として紹介されていた、コクヨさんの「測量野帳（そくりょうやちょう）」を選んだ理由も教えてください。

下地：インプットメモは、どこでもすぐに書けるよう持ち運びやすいサイズがいいでしょう。

　おすすめの測量野帳は、もともと工事現場など屋外で働く現場の人が記録を残すノートとしてつくられました。

　特徴は、表紙がハードカバーで堅いので立ったままメモができること。そして小さいのでポケットにも入り、持ち運びがしやすいことです。価格も240円と比較的安いので、気軽にメモできます。

　一方、アウトプットメモは思考することが目的なので、どんどん思考を膨らませられるように大きいノートがよいです。コピー用紙でもOKですし、人によっては記録用のメモと兼用にしてもいいでしょう。

　ノートを新たに購入するなら、A4の横サイズのノートを推奨しています。なぜなら、横書きで左から右へと思考を広げられるからです。PRっぽくなりますが、コクヨには「キャンパス　ノートパッド」というA4サイズ横向きのノートがあります。

　方眼なので、それがガイド代わりになって、小さい文字で1枚の紙に情報をギッチリに書けます。字を書いていると右肩上がりになることってありませんか？ そんな方でも方眼があればきれいに書けるのが利点です。ちょっと高いのですが、「よし、企画を考えよう」とスイッチが入る感じがいいですね。

――実際にこの2つのノートの書き方に違いはありますか？

下地：「メモはキレイに書くべきですか？」「メモは1ページにまとめたほうがいいですか？」といった質問を、よく受けることがあります。

　さまざまなノート術やメモ術の本が世に出ていて、それぞれが違う方法を推奨しているので、どうしたらいいのか混乱している方が多いようです。これもインプットメモとアウトプットメモで分けて考えると違いがスッキリ理解できます。

　インプットメモは、書くことが2、3行になることが多いと思うので、1テーマを1ページにまとめるという意識はなくてOK。新しい情報をメモするときは、前の情報と見分けがつくように横線を引いてから、タイトルと日付を書いてササっとメモします。

　ただ、後から見返すこともあるので、ある程度きれいに、というか丁寧に書いておきましょう。

　他方、アウトプットメモは、できれば1つのテーマを1枚にまとめた方がいいですね。情報を一覧で見渡せることが大切です。もし、情報量が多く2枚以上になる場合は、机の上で複数枚広げていきましょう。

　アウトプットメモは最終的に企画書などほかの資料に清書することが多いので、殴り書きでも大丈夫です。

　実は、今回本を書いて一番すっきりしたのが、メモの書き方やまとめ方に結論を出せたことなんです。まとめてみると、すごく当たり前のことなんですけどね。でも、多くの人が、メモの書き方やまとめ方、ノートのサイズに悩んでいるんです。

――コクヨさんの社員の中で、「この人のメモ術はすごくよかった」と下地さんが思ったものはありますか？

下地：今回の本を書くときに、話を聞きにいって一番参考になったのはPR部門のある部長のメモです。彼はコクヨの赤い『測量野帳』というノートをインプット用のメモとして使っていて、アウトプットは『キャンパスノートパッド』というA4横の大きめのノートを使っています。まさに、書籍で紹介しているスタイルです。

　彼はインプットメモに大量に書き込んでいるわけではなく、本当に大事なことだけを書いたノートを肌身離さず持ち歩いているそうです。なので、1年に1冊くらいの量にしかならない。ただ、「このメモは手放せない」と言っていました。そこまでいくと、インプットメモが脳みそのような役割になっていますよね。

　アウトプットメモは、部下との打合せや企画を考えるときに、いろいろ書きながら考えをまとめて、そのメモを部下に渡して資料にしてもらうそうです。

　もう一人は、30代半ばの女性で営業企画部門の部長をしている社員のノートです。彼女も測量野帳を持ち歩いていて、喫茶店でその時に気づいたことやモヤモヤ思っていることを書き出しているそうです。それ以外にはルーズリーフを使って企画や情報を整理していました。

――なるほど、現場で実際にノートを使い分けしている人を参考にしているので、本の内容にリアリティがあるんですね。

下地：2人に共通していたのは、小さいノートでインプットし、大きいノートでアウトプットしていることです。他の社員もそれぞれに工夫していて、ノートを2冊以上使っている人も、けっこう多かったですね。

　このあたりは、コクヨでも人それぞれです。情報の取り扱う量が違うと思うので、自分の仕事のスタイルと相談しながらノートを選ぶといいと思います。