職場の感じのいい人が「メール」に“ちょい足し”している文章とは何か？

職場で困っている人を見かけても、「おせっかいだったらどうしよう…」と躊躇したり、「たぶん大丈夫だろう…！」と自分に言い訳したり……。
気づかいをするときには、つい「心の壁」が現れてしまい、なかなか一歩が踏み出せないことが、あなたにもあるのではないでしょうか？
この連載では、「顧客ロイヤルティ（お客さまとの信頼関係づくり）」をベースに、ビジネスセミナーへの登壇やコミュニケーションスキルの研修講師を通して、全国200社・2万人以上のビジネスパーソンに向けて教えてきた『気づかいの壁』の著者、川原礼子さんが、「気がつくだけの人」で終わらず、「気がきく人」に変われる、とっておきのコツをご紹介します。

メールにも「タイプ」がある

　あなたは、メールでの「雑談」に反応していますか？

　たとえば、後輩からこんなメールを受け取ったら、どんな返信をしますか？

「先日はランチをご馳走さまでした。お気に入りのお店に連れて行っていただけて、すごく嬉しかったです。入社時の失敗エピソードも、とても参考になりました。」

　ちょっと考えてみてください。

　ここで1つの判断軸を示しますが、あなたは「ソーシャルスタイル」を知っているでしょうか。
　ソーシャルスタイルとは、アメリカの産業心理学者であるデビッド・メリル氏が提唱するコミュニケーション理論のことです。
　人のコミュニケーションスタイルを「感情」と「自己主張」の2軸によって4つに分類します。それにより、

● ドライバー（行動派）
● アナリティカル（思考派）
● エクスプレッシブ（感覚派）
● エミアブル（協調派）

　という4つに分けられて、営業や接客向けの研修などに活用されています。
　自分のタイプを知り、さらに顧客のタイプがわかると、対応がスムーズになるのです。コミュニケーションの仕方の違いによる無用なストレスも避けやすくなります。
　それぞれのタイプによって、メールにも特徴があります。

タイプ別の「すれ違い」

　先ほどのメール文章のように、「嬉しい」というような感情表現が入っていたら、「エクスプレッシブ（感覚派）」か「エミアブル（協調派）」の可能性大です。

　ところが、こうした後輩からのメールに返信しない先輩たちは結構います。
　彼らは、「ドライバー（行動派）」か「アナリティカル（思考派）」なのでしょう。
　返事が来ないため後輩は、「失礼だったのかも……」と悩んだりします。

　一方で、丁寧には丁寧で返そうと、やりすぎる人もいます。

「またランチに行こう！ 次はイタリアンはどう？ じつは新しくできた店があって……」

　などと、相手より長い文章で返したりしてしまうのです。

　すると、それを読んだ新人がまた返信してくるという、めんどくさいループが生まれがちです。
　何にでも、ほどほどがあります。

「私の経験が参考になってよかったです。」

　くらいの短い反応が、相手の負担にもなりません。

　ここまで読んで、「そこまで気をつかうの？」と感じる人もいると思います。
　しかし対面のつながりが希薄になっている今は、これまでより意識して「反応」することが、相手を尊重するための基本の気づかいだと思うのです。

「仕事と無関係のこと」を書いてみよう

　続いて、あなたからの雑談が、相手にとってありがたい気づかいになる例を紹介します。

「会社とのやりとりは『チャット』、オンライン会議も『聞くだけ参加』。
　気づいたら、今日話した言葉はコンビニでの『PayPayでお願いします』だけだった。」

　と、一人暮らしの友人が、リモートワークの日々をこんなふうに表現していました。
　そんなときに彼に届いたのが、

「今朝の雨には驚きましたね。そちらはいかがでしたか？」

　という、仕事とは関係のない一文からはじまるメールで、彼はそれが嬉しくて雨にすら感謝したというのです。

　合理的に仕事を進める人はメールも簡潔です。
　ただ、リモート中心の職場にいるならば、少しだけメールに「雑談感」をプラスしてみましょう。

　といっても、「ゆるい」一文を添えるだけです。
　会議でも、入室と退室のときに世間話をするのと同じく、メールの最初か最後がおすすめです。

「ありがとう」を加えると、読後に優しい余韻が残ります。

　緊急や深刻なメールでないかぎり、ほんの「一文」を誰も嫌だと思いません。こんな気づかいも、相手の尊重につながります。