“若手”と呼ばれる人たちは、頼まれる仕事や降ってくるタスクで時間が足りなくなり、仕事を進めるのが遅くなるという悩みを持っている（写真はイメージです） Photo:PIXTA
仕事で「時間がない」と嘆く会社員は多いです。特に、“若手”と呼ばれる人たちは、頼まれる仕事や降ってくるタスクで時間が足りなくなり、仕事を進めるのが遅くなるという悩みを持っています。本記事では、ハック大学ぺそ氏の最新刊『仕事に追われず自分の時間を確保する』（ポプラ社）から内容を一部抜粋・編集して、「なぜか時間が足りなくなってしまう」人の代表的な3つの悩みとその解決策を紹介します。
メール処理はプロセスを3つに分ける
「受信するメールが多すぎて、メールを処理するだけで午前中が終わってしまうことも日常茶飯事です。メール対応の効率化はどうすればいいでしょうか？」
メールのやり取りが多い人ほど、対応方法を工夫すればかなりの時短につながるはずなので方法を考えるべきです。業務の内容やメールの中身によって改善策はかわると思いますが、基本的には「プロセスを分ける」のが有効だと思います。「メールを返信する」と考えると1つの作業のように思えますが、プロセスを分けるとおおまかに次の3つになるのではないでしょうか。
プロセス（1） 受信内容を確認する（アクションを決める）
プロセス（2） 返信内容を考える
プロセス（3） 返信内容を書く
これを意識してタスクを細分化することで、管理しやすくなるはずです。
プロセス（1） 受信内容を確認する（アクションを決める）
届いているメールすべてをサッと目を通しながら、必要なリアクションによって振り分けるのがおすすめです。リアクションは以下の4つに分かれると思います。
A だれかに返信内容を質問・確認してから返信する
B 自分で返信内容を考えて返信する
C 情報をインプットする
D （無関係なので）削除する
A、Bの2つに関しては、すぐにプロセス（2）に移行できるようなアクションまで終わらせてしまうのがおすすめです。Aは返信内容を関係各所や担当部署、上長などに問い合わせたり確認したりするようなメールということ。問い合わせが必要ならすぐにメールを転送するなどして連絡してしまえばタスクがへります。
すぐに転送や確認するのが難しい場合は、最低でも次のアクションがわかるところまでやっておくのがおすすめ。「返信」「全員に返信」のボタンなどを押せば、自動的に下書きフォルダに保存されるので、返信を忘れることはないでしょう。つまり、「下書き」が「To￢Do」になっている状態にするのです。
下書き保存する際は、確認が必要な相手と内容をメール内にメモしておきましょう。たとえば「営業担当のXさんにスケジュールを確認する」などと書いておけば、返信する内容をまとめるのに必要な材料がクリアになり、それほど大変な作業ではないとわかるはずです。
いずれにしても、確認が終わったらすぐに返信するか、リアクションのBに移しましょう。Bは自己完結できるので、すぐに考えられる程度なら、すぐに返信してしまってタスクをへらすのがおすすめです。ただし、内容によっては考えるのに時間が掛かるかもしれません。その場合はAと同じように、「返信」を押して「下書き」に保存するところまでは終わらせて「ToDo」に落とし込みます。下書きとしてポイントなどを箇条書きしておけば、次に見た際もすぐに思い出せるはずです。
AやBの対応で「下書き保存」で「To Doのリスト化」をすると、やるべきことがメーラーに集約できます。後半のCとDに関しては、返信しなくてもよいメールなので、すぐにでも処理してしまいましょう。必要なメールは読んで、不要なメールはすぐに削除するかアーカイブに移動するだけです。
インプットするのに時間がかかりそうなメールがあったら、ほかの処理が終わってから時間を割いてもよいと思います。ステータスを「既読」から「未読」に戻しておけば、忘れることはないはずです。
プロセス（2） 返信内容を考える
できる限りキャッチボールの回数をへらすことを意識してまとめると、返ってくるメールの総数がへって総体的な時間の短縮につながります。返信内容を関係者や上司などに確認する必要がある場合は、内容をまとめてからプロセスの（1）に戻ります。
プロセス（3） 返信内容を書く
この段階では、細かいテクニックで時短ができます。かなり基礎的なテクニックですが、「辞書登録」はおすすめです。定型句などをユーザー辞書などに登録しておくことで、テキストを入力する時間が短縮できます。
しょうもない挨拶だとわかってはいつつも、「お世話になります。」「以下、よろしくお願いいたします。」「引き続きよろしくお願いいたします。」などの常套句を簡単な「読み」で登録しておけば、すべてを入力する必要がなくなるのです。「メールアドレス」や「会社の住所」など、よく使う情報を登録しておいても便利です。
こうしたテクニックはかなり知られていますが、周囲に聞いた限りでは実際に活用している人が意外と少ないので、もったいないと思っています。1回で見ると数秒レベルの時短なのですが、ちりも積もれば山となるので、軽視せず活用すべきです。
