プロセス（1） 受信内容を確認する（アクションを決める）
プロセス（2） 返信内容を考える
プロセス（3） 返信内容を書く
これを意識してタスクを細分化することで、管理しやすくなるはずです。
プロセス（1） 受信内容を確認する（アクションを決める）
届いているメールすべてをサッと目を通しながら、必要なリアクションによって振り分けるのがおすすめです。リアクションは以下の4つに分かれると思います。
A だれかに返信内容を質問・確認してから返信する
B 自分で返信内容を考えて返信する
C 情報をインプットする
D （無関係なので）削除する
A、Bの2つに関しては、すぐにプロセス（2）に移行できるようなアクションまで終わらせてしまうのがおすすめです。Aは返信内容を関係各所や担当部署、上長などに問い合わせたり確認したりするようなメールということ。問い合わせが必要ならすぐにメールを転送するなどして連絡してしまえばタスクがへります。
すぐに転送や確認するのが難しい場合は、最低でも次のアクションがわかるところまでやっておくのがおすすめ。「返信」「全員に返信」のボタンなどを押せば、自動的に下書きフォルダに保存されるので、返信を忘れることはないでしょう。つまり、「下書き」が「To￢Do」になっている状態にするのです。
下書き保存する際は、確認が必要な相手と内容をメール内にメモしておきましょう。たとえば「営業担当のXさんにスケジュールを確認する」などと書いておけば、返信する内容をまとめるのに必要な材料がクリアになり、それほど大変な作業ではないとわかるはずです。
いずれにしても、確認が終わったらすぐに返信するか、リアクションのBに移しましょう。Bは自己完結できるので、すぐに考えられる程度なら、すぐに返信してしまってタスクをへらすのがおすすめです。ただし、内容によっては考えるのに時間が掛かるかもしれません。その場合はAと同じように、「返信」を押して「下書き」に保存するところまでは終わらせて「ToDo」に落とし込みます。下書きとしてポイントなどを箇条書きしておけば、次に見た際もすぐに思い出せるはずです。
