仕事で「時間が足りない」と嘆く人が軽視してしまっていることとは？

打ち合せは「決めること」にフォーカスする

お悩み
「仕事の進め方を改善したくて上司と何度か1対1でミーティングをしたのですが、話し合っても毎回堂々めぐりになってしまい、不毛に終わってしまいます。建設的なミーティングにする方法はないでしょうか？」

　実は、逆の立場からの同じような不満もたくさん見受けられました。「部下からの相談が多くて自分のタスクがなかなか進められず、残業が増えてしまって自分の時間が削られています」といったような悩みです。もしかしたら違う種類の不満に見えるかもしれませんが、どちらも結局は「なにを決めるのか」が曖昧なのが問題だと思います。

　大人数の会議でも、2人だけのミーティングでも、「決めること」にフォーカスしないと無意味な時間になってしまいます。私も部下から相談を受けることがあるのですが、なにを決めるかが曖昧なことがけっこうありました。そうなると、30分を費やしてもなにも決まらず、またすぐに相談を受けることになってしまいます。

　それはお互いに時間を浪費していることになるので、最近は私から「なにを決めるのか」を設定するように誘導しています。ただし本来は、相談する側が「決めること」を設定すべきです。私が上司に相談する場合も、最初に必ず「なにを決めたいか」を伝えます。むしろ、「決まるまでは離しません」くらいの勢いで相談しています（笑）。1対1の場合は時間を少しくらい融通できるケースも多いので、延長してでも「決める」にフォーカスしているのです。

　もちろん、スケジューリングの段階でもアジェンダの頭出しはします。それに加え、実際に話すときにも改めて再確認し、「決めること」を徹底しているのです。自分が「相談者」のようなマインドだと、伝えたいだけ、グチりたいだけ、と思うこともあるかもしれません。

　しかし、仕事の関係である以上は、それが本当に上司とのミーティングとして意味があるのかはきちんと考えるべきです。細かい手法を少し補足すると、相談内容を「クローズドクエスチョン」にするのは効果的です。

　制約を設けず自由に答えられるように質問するのが「オープンクエスチョン」、選択肢の中から答えを選ぶように質問するのが「クローズドクエスチョン」です。つまり、「これについてどう思いますか？」ではなく、「A案、B案、C案のどれがいいですか？」と質問すれば決まりやすくなります。

　たとえ、ぼんやりした不満でも改善案を考えることで解像度が上がりますし、実際に解決策が用意できれば実現しやすくなります。提案がそのまま通らなくても、「B案のここをかえて試してみましょう」などとブラッシュアップしながら具現化できるパターンも少なくありません。

　イチから考える段階でだれかを巻き込むと、その人の分も時間や価値を使うことになってしまいます。それは相手にも会社にも損失なので、自分で考えられることは考えてからミーティングに臨むようにすべきです。

会議中に議事録を完成させる方法

お悩み
「会議やミーティングの度に私が議事録を書くことになっているのですが、そもそも議事録って必要でしょうか？　会議に参加している人がそれぞれ必要なことをメモすればいい気がするのですが」

　議事録は軽視されがちです。しかし、実はかなり重要で、担当になっていないとしても、率先して作ったほうがいいとさえ思っています（もちろん「必要な会議」というのが前提です）。まずは「スキルアップ」につながるのが大きなメリットです。

　会議中の議論を「構造化」したり「抽象化」したりする訓練として議事録は最適。しかも、ビジネスに「議論」というプロセスが必須である限り、そのスキルは必要であり続けると思います。

　このメリットでわかるとおり、ここで指している議事録とは会話をそのままテキスト化するような内容ではありません。それだけならボイスレコーダーやスマホで録音しておけばいいでしょう。そうではなく、会議で話した内容を構造化してポイントがわかるようにまとめた議事録である必要があります。

　そんな議事録が作れるようになると、目の前の議論が本来の目的から脱線していないかを意識できるようになるので、ファシリテーターのスキルにもつながると考えています。　議事録を作るタイミングは「会議中」が理想。難易度は高いのですが、会議中に議事録がまとめられれば独立したタスクが増えることにはならず、時間も節約できます。

　私はコンサルティングファーム時代にクライアントとミーティングする機会が多かったのですが、ミーティングがおこなわれるその場で議事録をまとめ、終わりの「ありがとうございました」と同時にプロジェクトチーム全員に送信するということをやっていました。これはかなりの訓練になったと思います。

　当然ながら、会話のポイントを即座に共有することで重宝されます。議事録を共有することで周囲から評価されるのも大きなメリットです。ポイントとしては、「要点を掴むこと」です。つまり、発言者がいっていることの目的がなんなのかを探りにいきます。

「～してください」という「依頼」なのか、「～ですか？」という「質問」なのか、それとも「提案」や「共有」、ただの「意見表明」かもしれません。いずれにしても会議中に発言をしているということは、必ず目的があります。それを先に掴むことで、頭の整理ができやすくなります。

　まずはその「目的」を理解した上で、内容を確認します。たとえば「依頼」であることを掴んだあとに、「現場の情報がほしい」という内容だとわかった場合、議事録には「Xさんより、現場の情報共有を依頼」や「現場の情報の展開を依頼（Xさん）」などと記載すればOKということです。

　最初の質問にもあったように、本来は参加者それぞれがきちんと把握しておくべきですが、実際は忘れてしまう人もいますし、ポイントがずれてしまうこともあります。議事録で内容を共有することには意味があるのです。

　また、いまは金融機関に在籍しているのですが、株主に対してコミットしている委員会などの会議体では、記録を残すことが義務になっています。その意味でも議事録は身近ですし、重要性も感じています。議事録は若手の雑用ではありません。依頼されていなくても作るのがおすすめ。自分の思考の整理やスキルアップにつながりますし、素早くて的確な議事録が評判になって重要な会議に呼ばれるきっかけになるかもしれません。