終電ギリギリまで残業しているのに仕事が終わらない人と、必ず定時で帰るのに成績No.1の人。この差はいったい何だろう?努力が成果に反映されない根本的な原因はどこにあるのだろうか?そんなビジネスパーソンの悩みを本質的に解決してくれるのが大注目の新刊『時間最短化、成果最大化の法則──1日1話インストールする“できる人”の思考アルゴリズム』だ。
著者は、東洋経済オンライン「市場が評価した経営者ランキング2019」第1位、フォーブス アジア「アジアの優良中小企業ベスト200」4度受賞の北の達人コーポレーション(東証プライム上場)社長木下勝寿氏。
本書 の発売を記念し、ビジネスパーソン「あるある」全20の悩みをぶつける特別企画がスタートした。経営の最前線で20年以上、成果を上げられる人と上げられない人の差を徹底研究してきた木下社長にロングインタビューを実施。第9回目は、「仕事ができる人がメールに付け足す一言」について、教えてもらった。(構成・川代紗生)
デキる人に共通する「メール術」、2つの特徴
──「仕事がデキる人」「仕事がデキない人」では、メールの送り方、メッセージの書き方について、どんな違いがあると思いますか。
木下勝寿(以下、木下):部下からメールをもらうとき、「この人のメールはすごくわかりやすいな」と感心することがあります。
彼らのメールに共通する特徴は、大きく分けると2種類。
1.YESかNO、AかBなど、2つの選択肢を提示する
2.最後に「このままでよろしければ返信は不要です」という締めの文章がある
──なるほど!それぞれ、具体的にお聞きしてもよろしいでしょうか。
できる人はやっている「2択提示」メール
木下:たとえば、仕事で上司の確認を取らなければならないケースについて考えてみましょう。
新しい案件のマーケティング戦略をどうすればいいか、情報発信のタイミングは◯月◯日でいいのかなど、上司に相談のメールを送るときがあります。
とはいえ、相手も管理職で忙しいので、すべてのメールにしっかり目を通すのが難しいときもあります。
そんなとき、どうすればいいか?
デキる人は、「相手に速く返信させる」コツを心得ているんです。
──自分が速く返信するだけでなく、「速く返信させる」コツですか。
木下:優秀な人は、上司にせよ取引先にせよお客様にせよ、相手が何を求め、どうすれば相手が気持ちよく動いてくれるのか、何手も先まで見通しているものです。
それは、メールの書き方でも同じ。
上司に確認を取るときも、必ず「上司にどうしてほしいか」が明確なのです。
たとえば、以前、部下が私に送ってきたメールは、こんな内容でした。
まず、現状説明が簡潔に書かれた後に、次の要素がまとめられていたのです。
「最後に、この件で社長にお願いしたいことは、以下の2点です。
1点目。これについてAとB、どちらが適切か選んでください。
2点目。選んだ理由をお教えください。」
このように、ほとんど一言で答えられる状態で送られてくるのです。
──趣旨が明確だから、メールを読むときのストレスも少ないうえに、選択肢を提示してくれているから、メールを返すストレスも少ない。
だからこそ、メールを受け取った側の「返信のハードル」が下がるわけですね。
木下:そうなんです。
「このメールはすぐに返せそうだな」と相手が思ってくれれば、仕事も進みやすいですよね。
一方、仕事がデキない人は、YES・NOで答えられるまで整理しない状態で相談してくるんですよ。
部下の中でも頭が整理されていないあやふやな状態で「これってどうすればいいでしょうか?」というメールがくると、相談された上司も、「メールの返信文面を書くのに結構時間がかかりそうだな」と身構えてしまい、後回しにしがちになります。
デキる人のキラーフレーズ
「このままでよろしければ返信は不要です」
──デキる人は、相手の手間を最小限にすることを考えてメールをしてきているわけですね。
木下:デキる人は、読む相手にどうしてほしいか、ゴールを意識しながらメールをつくっている。一方、デキない人は、ゴールもわからないままメールを書いている。その違いは、大きい。
──業務報告のメールで、ポイントになるフレーズなどはありますか。
木下:デキる人の報告メールは、「このままでよろしければ返信は不要です」とまとめられていることが多いですね。また、少し内容に不安点がある場合は「もし、修正や問題がある場合は●月●日●時までにご返信ください」と付け加えられている場合もあります。
これだと、問題ない場合は相手も返信する必要がないし、逆に、相手からの「わかりました」という返信を待つ必要もない。
「期限に絶対遅れない人」がやっている「予備」ルール
──なるほど……。毎回、自分なりの最善解を用意したうえでメールをするわけですね。
木下:「仕事が速い人」「期限に絶対遅れない人」は、常に先を読んで仕事をしているものです。これは、メールに限らず、あらゆる仕事術に関していえることです。
──『時間最短化、成果最大化の法則』では、「期限に絶対遅れない人の法則」として、「予備を用意する」という習慣が紹介されていましたよね。今回のお話とも、通じるところがあると感じました。
木下:そうですね。たとえば、プロジェクトの企画書を期限までに提出しなければならないとしましょう。
そのとき、上司のOKが出ず、期限に間に合わない!ということになるかもしれません。
本当にデキる人は、そのようなリスクを加味し、予備の企画書をもう1本用意しておくものです。2本提出して、2本ともダメになる確率は、1本しか出さない場合よりもずっと低い。
予備を用意することは、期限を守ることにつながります。
このように、自分が最善と思う2つの選択肢を相手に提示すれば、上司にOKをもらえる確率もスピードも速くなり、結果として、信頼度も上がっていきます。
──「この人はいつも限界まで考えきったうえで相談してくるから、もう少しレベルの高い仕事も任せられそうだ」と、上司の安心感にもつながりそうですね。
木下:メールもやみくもに送るのではなく、どうすれば相手がスムーズに返信したくなるか?と、先を読んで動くこと。
そんな丁寧な仕事ぶりを、見てくれる人はいるはずです。
「たかがメール」と思わず、仕事一つひとつをチャンスに変えていけるといいですね。
(本稿は、『時間最短化、成果最大化の法則』に掲載されたものをベースに、本には掲載できなかったノウハウを著者インタビューをもとに再構成したものです)
『時間最短化、成果最大化の法則』では、「がんばっているのに成果が出ない」悩みへの、45の法則が解説されています。本稿のテーマ「期限に絶対遅れない人の法則」についてもさらに詳しく解説していますので、ぜひチェックしてみてください。
[著者]
木下勝寿(きのした・かつひさ)
株式会社北の達人コーポレーション(東証プライム上場)代表取締役社長
株式会社エフエム・ノースウエーブ取締役会長
1968年神戸生まれ。大学在学中に学生企業を経験し、卒業後は株式会社リクルートで勤務。2002年、eコマース企業「株式会社北の達人コーポレーション」設立。独自のWEBマーケティングと管理会計による経営手法で東証プライム上場を成し遂げ、一代で時価総額1000億円企業に。フォーブス アジア「アジアの優良中小企業ベスト200」を4度受賞。東洋経済オンライン「市場が評価した経営者ランキング2019」1位。日本政府より紺綬褒章8回受章。著書に『売上最小化、利益最大化の法則』(ダイヤモンド社)、『ファンダメンタルズ×テクニカル マーケティング』(実業之日本社)がある。
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【第1位】 管理職が絶対言ってはいけない言葉【ワースト1】
【第2位】 「頑張っているのに仕事が遅い人」に共通する3つのクセ
【第3位】 メールに「2つのフレーズ」を足すだけで、誰でも仕事がデキる人に変われる
【著者からのメッセージ】
このたび「最短時間で最大の成果を出す方法」
を本にしました。
私が短い時間で成果を出せるのは、
他の人に比べて「悩む時間」「迷う時間」が
圧倒的に少ないからです。
なぜ悩んだり迷ったりしないかというと
一回一回いちいち考えているのではなく
「法則」に当てはめ、次から次へと
ジャッジしていっているからです。
今までもツイッターで、
「法則」をいろいろとツイートしてきて
多くのフォロワーさんに支持をいただきましたが、
今回公開していない法則も含め
「45の法則」を一冊の本に凝縮しました。
この本で
「最短時間で最大の成果を出す方法」
を今すぐ手に入れてください。
『時間最短化、成果最大化の法則』
【もくじ】
★プロローグ──短時間で成果を上げ続けるための黄金法則
★第1章──すぐやる人の思考アルゴリズム
1.行動量が10倍アップする【ピッパの法則】
2.仕事が速い人に共通する【後でじっくり考えない】法則
3.“重要度×緊急度×すぐ終わる”で考える【優先順位のダブルマトリックス】の法則
4.一目でデキる人と思われる【期限に絶対遅れない人】の法則
5.成功する人は必ず知っている【10回に1回】の法則
6.世の中はチャンスしかない!【一発一中は狙わない】法則
7.チャンスをつかめる人の習慣【“たまたま”でなく“いつも”】の法則
8.他人を簡単に出し抜ける方法【めんどうくさければGO!】の法則
9.プロ経営者がやっている【お客様目線】の法則
10.「弱点」が「強み」に変わる【異性のスーパーパワーを活用する】法則
★第2章──必ず目標達成する人の思考アルゴリズム
11.物事を実現する考え方【原因解消思考と最終目的逆算思考】の法則
12.なぜ人類は月面に着陸できたのか?【ゴールがあるからゴールする】法則
13.戦いを“略す”のが戦略!【ボールペンより鉛筆を探す】法則
14.もっと大きな価値を提供できる呪文【ゼロリセット思考】の法則
15.常に最新アプリをインストールする【武器入れ替え】の法則
16.実感しやすいから達成できる【日付の数値化】の法則
17.毎回必ず達成できる人がやっている【達成確率100%キープ】の法則
18.成功確率が一目でわかる【理論上成功する設計図】の法則
19.心がす〜っとラクになる【壁は乗り越えられる高さでしか現れない】法則
★第3章──ノーミス人間になる思考アルゴリズム
20.成果を一夜にして台無しにする【3大欠落的欠点】の法則
21.「欠落的欠点」を克服する秘密の研修【ジョハリの窓の法則】
22.人のせいにしない人に変わる【この世に仕方のないことは存在しない】法則
23.やるかやらないかで生産性5倍!【最強チェックシート】の法則
24.情報選択の達人が無意識でやっている【反対意見も必ず調べる】法則
25.頻発ミスが一瞬で直るコツ【肯定的イメージコントロール】の法則
★第4章──自分で考え行動する人の思考アルゴリズム
26.ブームに踊らされないマインドセット【アイデアだけでは無意味】の法則
27.成長の新・常識【リモートワーク=アマゾン】の法則
28.新・キャリアアップ術 リモートの欠点を補う《社内人脈資産》の法則
29.前人未到のチャレンジと勉強不足を混同しない【アルキメデス経営】の法則
30.数値化マインドをインストールする【直感を数字に置き換える】法則
31.1年以内に1億円の利益を稼ぐ方法【1時間集中すれば必ず答えが出る】法則
32.新しいことに挑戦したくなる【成功確率70%でチャレンジ】の法則
33.先々のキャリアを意識しながら成長する【年代ごとステップアップ】の法則
34.学び多き人生に変わる【成功者の2割にフォーカス】の法則
35.逆張りで仕事が10倍楽しくなる【「今がチャンス」は見送る】法則
36.今そこにあるチャンスをつぶさない人の【成功した先人に聞いてみる】法則
37.凡人が先天的リーダーを超える【後天的リーダー】の法則
★第5章──成功者の思考回路をコピーする
38.ネット時代の成功術【思考回路コピー】の法則
39.“成長”と“上達”は違う!【自分を捨てると成長する】法則
40.触れるだけで本物になる【一流を知る】法則
41.自動的に味方が増えていく【タワーマンションの挨拶】の法則
42.つるむ人と同じ年収になる【価値観で結ばれた友達】の法則
43.人の感情にふりまわされなくなる【好き嫌いは7:3】の法則
44.お金は「額」よりも使い方!【お金で幸せを買う】法則
45.お金と時間を得た人が最後にたどり着く【幸せは足元にある】の法則
★エピローグ──今日から「できる人」へ変身するあなたへ
【ダイヤモンド社書籍編集部からのお知らせ】
『時間最短化、成果最大化の法則
――1日1話インストールする“できる人”の思考アルゴリズム』
木下勝寿:著
価格:1760円(税込)
発行年月:2022年11月16日
判型/造本:四六型・並製、326ページ
ISBN:978-4-478-11582-4
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