「わかりやすい！」と褒められるプレゼン資料は、情報を「左から右」に並べる！

プレゼン資料は、「読ませるもの」ではありません。“込み入った話”を言葉だけで伝えようとすると、どうしてもまどろっこしい表現になり、非常にわかりにくい説明になりがちです。そんな時に必要なのは、伝えるべき内容の「本質」を、直観的に理解できるように「図解化」する技術。プレゼン資料は「見せるもの」なのです。そこで、累計40万部を突破した『社内プレゼンの資料作成術』シリーズの著者で、ソフトバンク在籍時には孫正義社長に直接プレゼンをして「一発OK」を次々と勝ち取った実績を持つ前田鎌利さんと堀口友恵さんに、プレゼン資料を「図解化」する技術を伝授していただきます（本連載は『プレゼン資料の図解化大全』から抜粋・編集してお届けします）。

写真はイメージです。　Photo: Adobe Stock

時系列や手順はフローチャートで示す

　ビジネス・プレゼンで必須の図解パターンが「フローチャート」です。

【図7-1】が典型的なものですが、「ボックス化」したり、「矢羽根」にしたりした複数の要素を、時系列や手順などの順序に従って並べるものです。

　この「社員募集のプロセス」を文字情報だけで伝えようとすると、非常にまどろっこしい表現になってしまいますが、ご覧のとおり、フローチャートに落とし込めば一目瞭然となります。

　フローチャートをつくるときの最大のポイントは、【図7-1】のように、要素を「左から右」の流れに沿って並べるのを基本とすることです。

　これは、人の自然な「目の動き」に基づいたノウハウです。

　何かを目にしたとき、その全体を把握するために、人は「左から右」に目線を動かしますから、その流れに沿って要素を流すとスッと理解できます。逆に、目線の自然な流れに逆らって「右から左」に流すと、非常に理解しづらいスライドになってしまうのです。

「左から右」に流すほうが“表現力”がアップする

　ここで疑問に思う方もいらっしゃるはずです。

「人の目線の自然な流れに沿う必要があるのならば、“左から右”だけではなく、“上から下”でもいいのではないか？」

　これはおっしゃる通りです。

　たしかに、フローチャートを「上から下」に流しても意味を読み取るのに支障はありません。それでも、私たちは「プレゼン資料においては、“左から右”が基本」だと考えています。

　その理由は、スライドの形状にあります。スライドは横長の形状をしていますから、「上から下」よりも「左から右」でフローチャートを流す方が、スライドの表現力を高めることができるのです。

　例えば、【図7-2】をご覧ください。

　これは、【図7-1】で示した情報に、「日付」と「実際にかかる時間」という情報を付加したスライドですが、ご覧のように、「実際にかかる時間」を「空間の大小」で表現することで、それを「体感」できるようになっています。

　これは、文字情報だけでは到底表現できないことであって、「図解」にすることで初めて表現できることです。そして、このような「表現」をするためには、なるべく広いスペースが必要。そのためには、「横長」というスライドの特性を活かすために、「左から右」に流すことを基本とすべきだと思うのです。

　なお、これをさらにアレンジして、【図7-3】のようなスライドをつくれば、「未経験採用」と「即戦力採用」のスケジュールを比較して、「即戦力採用」の方が早期に入社までたどり着けることを体感してもらうこともできるでしょう。

　これも、言葉だけで説明しようとしたら、煩雑きわまりないことになりますが、上手に図解化することで瞬時に理解してもらえるようにすることができるのです。

文字情報が多い場合は「上から下」に流す

　ただし、文字情報が多い場合には、フローチャートを「左から右」に流すのが難しくなります。

　例えば、【図7-1】のフローチャートにおいて、「エントリーシート締切：すべてデジタル情報での受付。手書き・郵送不可」「書類選考：人事部にて選考後、各部門ごとに選考」などと、それぞれの要素について「説明文」を入れることを想像してください。

　こうした文字情報を、【図7-1】のそれぞれのボックスの中に挿入すると、縦方向のスペースが狭いために、小さなフォントを使用せざるを得なくなります。

　しかも、ボックス内に挿入する文章が複数行になる場合には、その文章の流れは「右から左」に流すことになるため、フローチャートの流れと逆行することになります。その結果、非常に理解しづらいスライドになってしまうのです（図7-4①参照）。

　そこで、このように文字情報が多い場合には、【図7-4】の②のように、フローチャートを「上から下」に流します。

　このような形にすると、「縦方向」のスペースには制約がかかりますが、「横方向」に文字情報を付加するのは容易になります。しかも、時系列・順序の流れと、文章の流れも一致するので、理解しやすい「図解スライド」にすることができるというわけです。

　このように、私たちは、フローチャートは「左から右」に流すことを基本としつつ、文字情報が多い場合には「上から下」に流すようにしていますが、それを明確にルール化しているわけではありません。

　フローチャートの表現力を高めるためには、「横長である」というスライドの特性を最大限に活かすことを念頭に置きつつ、プレゼンする「データ・情報」の特性に合わせて、ケースバイケースでベストな判断をしていくことが求められるのです。

（本稿は、『プレゼン資料の図解化大全』より一部を抜粋・編集したものです）

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【著者からのメッセージ】

『プレゼン資料の図解化大全』前田鎌利＋堀口友恵・著　ダイヤモンド社　定価1980円（本体1800円＋税10％）

　はじめまして、前田鎌利です。

　私は、累計40万部を突破した『社内プレゼンの資料作成術』シリーズを刊行して以来、2000社を超える企業でプレゼン研修などを担当させていただいてきましたが、その中で、数えきれないほどのビジネスパーソンから、次のような悩みを打ち明けられてきました。

「プレゼンの反応が薄い」
「プレゼンをしても、なかなかGOサインを取れない」
「プレゼンが長いせいか、みんな若干イライラしているように感じる」

　私が見るところ、かなり多くの方が、「正確に伝えなければ」と考えるあまり、文字量の多いスライドをたくさん並べたプレゼン資料を作成しており、それゆえに、「なんだかよくわからない」「ピンとこない」といったネガティブな反応にさらされているように思います。

スライドの「図解化」が重要！

　ここで重要になるのが「図解化」のスキルです。

「図解」とは、辞書にあるとおり、「図を用いて解き示すこと」「図で説明すること」「図を使って説明を補うこと」といった意味です。

　私なりに言い方を換えると、「図解とは、あるものとあるものとの間に存在する関係性を図で表現すること」ということになります。

　関係性には、因果関係、相互関係、対立関係、論理の流れ、順番、変化、比較・対比、マッピングなどさまざまなものがありますが、ちょっと込み入った関係性を文章で伝えようとすると、非常にまどろっこしい表現になります。そんなときには、その関係性を図解で示せばほんの数秒で把握することができます。

　わかりやすい例で言えば、道順がそうです。

　自宅から最寄りの駅までの道順を言葉で伝えようとすれば、「家を出たら左に曲がって、120m進んでコンビニのある角を右折して……」などと面倒くさい説明になりますが、地図をペタッと貼り付けて、自宅と駅にマーキングを付け、道順を辿るように線を書き込んだら、一瞬で理解することができます。

　これと同じ原理で、ビジネス・プレゼンにおいてしばしば出てくる、ちょっと込み入った内容をわかりやすく伝えるためには、「図解化」によって視覚的に表現するスキルが非常に重要になるわけです。

図解化の「3つのステップ」をすべて解説！

　そこで、本書では、私が絶大なる信頼を置いている「スライドデザイナー」である堀口友恵さんとともに、主に社内プレゼンを念頭に置きながら、プレゼン資料を「図解化」するスキルを丁寧に解説していきます。

　私は、プレゼン資料の「図解化」には、3つのステップがあると考えています。

第1に、プレゼンで伝える内容を「分解・整理」したうえで、

第2に、どの部分をどのように「図解化」すれば、伝えたいことの「本質」が伝わるかをイメージする。

第3に、わかりやすい「図解スライド」を1枚ずつデザインしていく。

　この3つのステップのすべてを詳しく説明することから、本書を『プレゼン資料の図解化大全』と名付けました。

　本書を通読した上で、実践経験を積み重ねていただければ、必ず、みなさんのプレゼン資料を格段にわかりやすく、説得力のあるものにブラッシュアップできると確信しております。

　そして、みなさんが社内プレゼンなどで、次々に「GOサイン」を獲得し、充実したビジネスライフを楽しんでくださることを心より願っております。