本当はイラッとされているかも？ビジネスメールの常識・非常識

初期設定のままＨＴＭＬ形式にしていないかチェック！

メールにはテキスト形式とＨＴＭＬ形式があります。テキスト形式はプレーンな文字情報だけを送ることができ、ＨＴＭＬ形式は文字の大きさや色を変えたりできます。

しかし、ＨＴＭＬ形式には
・容量が大きくなる
・ＨＴＭＬ形式だとうまく表示されないメールソフトもある
・仕事メールに彩りは不要
・引用部分の区別がつきにくい

など、不便なことも多いのです。

返信メールは受信したメールと同じ形式になるため、相手がＨＴＭＬ形式で送ってきた場合、自分の返信もＨＴＭＬ形式になります。これをテキスト形式に切り替えると、引用部分の区別がつかなくなるという難点も。

多くのメールソフトが初期設定はＨＴＭＬ形式になっているためこの形式のメールも増えていますが、仕事ではテキスト形式を基本とし、必要な場合のみＨＴＭＬ形式を選ぶことをおすすめします。

このように、知らず知らずに相手に失礼、また迷惑になっていることも多々あるのが、時代によってルールも変わるビジネスメール。送信ボタンを押す前に自分のメールの文面、相手が文字情報だけで何を受け取るか想像する習慣をつけましょう。

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