「感じのいい人になれるか」は毎日のメールで決まる。相手に間違ったニュアンスで伝わってしまう」「文面がこわいと言われるが、原因がわからない」「メールの返信に時間がかかりすぎて、1日が終わってしまう」。メール仕事には、意外と悩みがつきものです。本連載では、中川路亜紀著『新版 気のきいた短いメールが書ける本』（ダイヤモンド社）から編集・抜粋し、迷いがちなメールの悩みを解決するヒントをお届けします。（構成／ダイヤモンド社書籍編集局）
Photo: Adobe Stock
感じのいい人はメールの「見栄え」にこだわっています。といっても、書体に凝ったり絵や写真を入れたりするのは、NG。そうではなく、テキストを読みやすく見せる工夫をしているのです。今回は、メールの見栄えをよくする工夫を紹介します。
読みやすく改行を入れる
------------------
×良くないメール×
入館方法についてご連絡いたします。まず、本館受付で訪問先を告げて入館証をお受け取りください。次に、本館の奥にある研究棟まで進み、入り口のカードリーダーに入館証をかざしてゲートを通過してください。エレベーターで4階に上がり、開発部入り口で小林をご指名ください。
------------------
------------------
○良いメール○
入館方法についてご連絡いたします。
① 本館受付で訪問先を告げて入館証をお受け取りください。
② 本館の奥にある研究棟まで進み、入り口のカードリーダーに入館証をか
ざしてゲートを通過してください。
③ エレベーターで4階に上がり、開発部入り口で小林をご指名ください。
------------------
メール画面は行間が詰まって表示されるため、改行なしでびっしり詰めると、どうしても読みにくくなります。だいたい35文字前後のキリのいいところで改行を入れると、読みやすく見えます。
段落の間は1行あける
上の例を見てもわかるように、段落の間が1行あいていると、
・内容の区切り目がはっきりわかる
・見た目も読みやすくなる
というメリットがあります。
1行あきの入れ方は、それぞれの好みでよいのですが、
・段落の変わり目に入れる
・段落にかかわらず、3～4行ごとに入れる
などのやり方がよく見られます。
最近は空間を好んで、2行あける人もいます。ただし、あまり改行が多いと、読む側のスクロールがたいへんになってしまうので、ほどほどにします。メールの組み方は、その人のセンスや息づかいを伝えるものとも言えます。
本記事は『新版 気のきいた短いメールが書ける本』を一部抜粋・編集したものです。
『新版 気のきいた短いメールが書ける本』とは？
☆11万部突破、日本で一番売れてるメールの本☆
簡潔で無駄がないのに、相手に気持ちがきちんと伝わる。
正しい「短いメール」の書き方を紹介します。
「ビジネスチャット」におけるマナーや文例も学べる！
基礎を学びたい新入社員から、知識を再確認したい中堅・ベテラン社員まで必読の1冊です。
