「感じのいい人になれるか」は毎日のメ―ルで決まる。相手に間違ったニュアンスで伝わってしまう」「文面がこわいと言われるが、原因がわからない」「メ―ルの返信に時間がかかりすぎて、1日が終わってしまう」。メ―ル仕事には、意外と悩みがつきものです。本連載では、中川路亜紀著『新版 気のきいた短いメ―ルが書ける本』（ダイヤモンド社）から編集・抜粋し、迷いがちなメ―ルの悩みを解決するヒントをお届けします。（構成／ダイヤモンド社書籍編集局）
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メ―ルよりも気軽に使えるチャットだからこそ、つい砕けた言葉やスタンプに頼ってしまいがち。でも、何気ない一言が「圧」を生んだり、「距離感ゼロ」と受け取られたりすることも。仕事ができる人は、チャットの“言葉づかい”で信頼とスム―ズな関係性を築いています。では、その違いはどこにあるのでしょうか？
ビジネスチャットは「ですます調」が基本
言葉づかいは相手との関係性次第なので、必ずこうでなければいけないというものではありませんが、ビジネスチャットでつかう文体は「ですます調」が基本と考えましょう。通常、「～ですね」とは書きますが、「～だよね」とは書きません。同期や部下には「タメ口」のほうが親近感がわくという人も多いかもしれませんが、親しい間柄でも行き過ぎるときつく聞こえたり、目下に対してはハラスメント気味になってしまうこともあります。
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×「タメ口」はきつく聞こえることも×
佐藤：山田くん、戻りは何時？
鈴木：取引先での打ち合わせは終わりましたが、入手したい資料があって書店に寄っています。
佐藤：そうなの？ A社のことで相談したいんだけど、まだかかる？
鈴木：申し訳ありません。急いで戻ります。
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こんなふうに、顔を合わせて話しかけるときと同じ口調でも、文字で読むとキツく聞こえる場合があります。「ですます調」で距離を置くことで「圧」をかけることを避けられます。また、言葉づかいで相手との「親しい」「疎遠」が露骨になってしまうのも問題です。仕事の場では、あえて「ですます調」で一定の距離感を保つのも、ひとつの知恵です。
「いいね」や「絵文字」をつかってもよいか
ビジネスチャットにも絵文字がつかわれるようになってきました。また、チャットメッセ―ジに「いいね（了解）」などのマ―クをつけられる機能の活用が進んでいます。たとえば、誰かの問いかけのメッセ―ジに、「いいね」マ―クが人数分つけば、全員賛成ということがわかって話が早くなります。なお、ビジネスチャット用のスタンプもあって、カジュアルな絵柄、自作できるものなども見かけますが、大きいスタンプはスペ―スをとるし、スタンプに凝ることを煩わしいと感じる人は多いはずなので、注意が必要です。
絵文字やスタンプをつかってもよいかどうかはその場の空気にもよります。新規参加者はほかの参加者のようすを見ることも必要です。社外とのチャットの場合は、慎重さが求められます。同年代の取引先担当者とのやりとりであれば、社内チャットと同様の感覚でよい場合が多いと思いますが、目上の方とのやりとりの場合は、相手が絵文字をつかうまでは遠慮しておいたほうが無難です。
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課内会議を来月15日に行いたいと思いますが、どうですか？
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本記事は『新版 気のきいた短いメ―ルが書ける本』を一部抜粋・編集したものです。
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