「ダラダラ説明する人は損をする」→では、仕事が超できる人はどう説明する？

「ダラダラ説明する人は損をする」→では、仕事が超できる人はどう説明する？
「1つに絞るから、いちばん伝わる」
戦略コンサル、シリコンバレーの経営者、MBAホルダーetc、結果を出す人たちは何をやっているのか？
答えは、「伝える内容を1つに絞り込み、1メッセージで伝え、人を動かす」こと。
本連載は、プレゼン、会議、資料作成、面接、フィードバックなど、あらゆるビジネスシーンで一生役立つ「究極にシンプルな伝え方」の技術を解説するものだ。
世界最高峰のビジネススクール、INSEADでMBAを取得し、戦略コンサルのA.T.カーニーで活躍。現在は事業会社のCSO（最高戦略責任者）やCEO特別補佐を歴任しながら、大学教授という立場でも幅広く活躍する杉野幹人氏が語る。新刊『1メッセージ究極にシンプルな伝え方』の著者でもある。

Photo: Adobe Stock

2人の説明、あなたはどう思う？

　何かを伝えたいとき、つい、ダラダラといろいろと言ってしまう。例えば、次のようなケースだ。

　多忙な部長の代理として2人の若手社員が全社会議に出席した。会議から戻り、その模様を上司の部長に報告する二人の若手社員がいたとする。一人はその多忙な部長に次のようにいろいろと報告した。

「経営管理担当の方から、直近の予算に対しての実績見込みが共有されて、それについて事実確認含めて、質疑応答が行われました」

「下期だけで、2億円ほど予算と実績見込みの差があるようで、それを挽回してどう埋めるかが一番の議論になっていました」

「特に、マーケティング担当の方がそのときに一番発言していました」

「いまうちの会社は大変な時期なのだなと、痛感し、身が引き締まりました」

　すると、多忙でせっかちな部長は、話を途中で遮ってこう言った。

「だから？」

　そんなときに、もう一人の社員が同じ会議の模様を、次のように報告したとする。

「部長に判断を仰いですぐにアクションをとらなくてはいけない事項はありませんでした」

　すると、そのせっかちな部長は「わかった」と言って、二人を席に返した。いろいろと言った部下の方は上司に伝わらず、シンプルな一言だけ伝えた部下の方が上司に伝わった。

ポイントは「相手の一番大事な論点」

　もちろん、このようなことが毎回起こるかはケースバイケースだが、得てして、似たようなことが多くの職場で起きている。では、この「いろいろ言って伝わらない人」と「シンプルな一言だけで伝わる人」の違いはなんだろうか。

　違いは、相手の「一番大事な論点」に絞って答えているかどうかだ。

　さきほどの例の「いろいろ言って伝わらない部下」は、なぜいろいろと言ってしまったのか。

　それは、相手がその場でなにを一番気にしているか、すなわち、相手の「一番大事な論点」を想像せずに話していたからだ。なので、的が絞れないのでいろいろと言って、後は相手にその中で情報の取捨選択を任せてしまっていたのだ。

　そうすると、相手が多忙な人であれば、そのような情報の取捨選択の処理に時間をかけたくないため、イライラしたり、疲れてしまったりする。もっと言うと、相手の一番大事な論点という的に当たっているものがない場合は、相手は話を遮ってしまうかもしれない。

仕事が超できる人は、こう考える

　一方で、「シンプルな一言だけで伝わる部下」は、相手の一番大事な論点をこう想像していたかもしれない。

　上司は忙しい。せっかちだ。であれば、「いますぐ自分が判断して、すぐアクションをとらなくてはいけないことはあるか？」が相手の一番大事な論点ではないか。

　そうして、「部長に判断を仰いですぐにアクションをとらなくてはいけない事項はありませんでした」とその一番大事な論点に絞って、そこに向けて、シンプルな一言で答えた。

　上司からすると、自分が一番気にしている論点にストレートで答えをもらえる。待っているところに投げ込まれるのだから、しっかりキャッチできる。だから、シンプルな一言なのに、いろいろと言うよりも、伝わるのだ。

　もちろん、相手の上司の一番大事な論点が「この代理で参加した二人は、会社が大変な時期にあることを痛感したか？」であった場合は、いろいろと言ってしまった部下の最後の「いまうちの会社は大変な時期なのだなと、痛感し、身が引き締まりました」という意見が相手への答えになる可能性はある。

　ただし、それまでにいろいろなことを言ってしまっているので、もうその時点で上司を疲れさせてしまっているかもしれないのと、なにより、相手の一番大事な論点を想像せずにいろいろ伝えたことのたまたま一つが偶然に当たっただけなので再現性がなく、次の報告でも失敗確率が高いままだろう。

　また同様に、シンプルな一言で伝えた部下が想像した論点が間違っているケースも起こり得る。しかし、その失敗から学び、相手の一番大事な論点を想像することを繰り返して学習を続ければ、伝えることの的中率は上がっていくものだ。

人を動かす1メッセージのコツ

　1メッセージは、相手の「一番大事な論点」を考えて伝えよう。

　この「部長に判断を仰いですぐにアクションをとらなくてはいけない事項はありませんでした」のように、相手の一番大事な論点に絞って伝える。自ずとシンプルになる。それが1メッセージだ。

　人を動かす1メッセージは、自分勝手にいろいろと言ったり、相手に解釈を任せたりするものではない。

　人を動かす1メッセージは、相手の心理に思いを馳せ、相手の「一番大事な論点」を考え抜き、そこに的を絞ってストレートに答えることで生まれるものなのだ。

　1メッセージの技術とは、伝える技術であると同時に、相手に想いを馳せる技術でもあるのだ。

（本原稿は『1メッセージ究極にシンプルな伝え方』を一部抜粋・加筆したものです）