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クラウドサービスを使えば、
完全な「ペーパーレス仕事」は可能?

待兼音二郎
2013年6月28日
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 だが、そうして自社内は効率化できても、取引先は必ずしもそうではないのがスモールビジネスの現実だ。繊維産業では、いまだに発注などのやり取りはFAX中心に行われているという。

 FAX機のある事務所にいちいち受け取りに戻る暇はない。そこで堀江氏が使っているのが、「faximo」という月額987円からのインターネットFAXだ。受信FAXは自動的にメールでPDFの添付ファイルとして転送されるので、出先でも内容がスマホから確認できる。

 しかも、そのメールはエバーノートに自動転送される。エバーノートでは個々のFAXがサムネイル画像で表示されるが、それが事後整理に役立っているという。発注書などは取引先ごとに書式が違うので、ぱっと見るだけでどれがどこからのFAXなのかがわかる。だから堀江氏は事後のノート名変更やタグ付けは必要最小限にしか行わず、基本的に放り込んだままで利用している。

名刺に書かれた文字で情報検索が可能

 また、著名ブロガーである五藤隆介氏は、ペーパーレス・アンバサダーの称号を持つ。「エバーノートに入れてしまえば紙は捨てられる」をコンセプトに、紙と決別した身軽なライフスタイルを実践している。

 五藤氏が説くのは、名刺をドキュメントスキャナで両面スキャンし、エバーノートに入れる管理方法だ。彼も基本的には入れっ放しで使っているが、やはりサムネイルの視覚効果は大きく、後から探す苦労はさほどないという。

 さらに重宝しているのが、画像の文字も検索できる機能(OCR機能)だ。あるイベントで名刺交換をした際に、会社名を英語で検索すると同じ会社の人の名刺が出てきて、それで話が盛り上がったという。もちろん、名刺情報は業務用の連絡先として組織で管理することもできる。

 紙情報のデジタル化を続けていくには、「極力手間をかけない」ことが重要なポイントのようである。そのためにクラウドサービスの自動化機能は有効だ。また取り込んだ情報は、個人だけなく組織で共有していくことで、さらに生かされるだろう。

(待兼音二郎/5時から作家塾(R)

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