また、同じく効率を意識してのことだと思いますが、若手の方から「2回目のメールからは挨拶を省略したほうがいいですか？」と聞かれることがよくあります。毎回同じことを書くのは無駄ではないか、と思うのでしょう。ただ、これは残しておいたほうが無難です。

　例えば、取引先の担当者と一対一でメールしていたとしても、取引先の社内でそのメールが転送される可能性があります。そのときに、雑な仕事をする人だなと思われてしまうかもしれない。それだったら、「お世話になっております。A社の○○です。」という定型文はいつも入れておいたほうがいいでしょう。

曖昧な表現は
相手を不安にさせる

　いちいち書くのは時間がかかると思うかもしれませんが、単語登録しておけば、1～2秒で終わります。省略しようか迷うくらいなら、そのまま書いておいたほうが無難です。

　一方で、「季節の変わり目ですが」とか「花粉症が大変ですが」とか、毎回挨拶を工夫する人もいます。そこに時間を割かれるよりは、早く返事をもらったほうがありがたいはずです。

　また、わかりやすいメールを書く上では、「相手にゆだねるコミュニケーション」になりすぎないよう注意することも重要です。

　例えば、打ち合わせの日程を調整する場合に、「日程お任せします」と言われたから候補日を出したのに、「その日は都合が悪いです」と返されてしまったら二度手間ですよね。曖昧な表現をすると、やりとりに時間がかかるし、伝わりづらいです。

「なるべく早くやります」とか、「誠心誠意頑張ります」といった表現も避けたほうがいいでしょう。「いつまでにやります」と断言してできなかったらどうしよう……という気持ちがあるかもしれませんが、具体的に伝えた上で、もしそれができなかったらお詫びをすればいいのです。

　曖昧な表現は、相手を不安にさせます。具体的な言葉ですれ違いがないようにやりとりすることが、効率化への一番の近道だと思います。