「今日も仕事が、終わらなかった…!!」
毎日「また終わらなかった…」を繰り返して、うんざりしたり、落ち込んだりしていないだろうか。「量が多すぎて残業ばかり」「要領が悪い」「やりたいことができない」など、悩みは根深いのではないだろうか。
「その原因は3つの“隠れたムダ”です」ータスク管理オタクで、ダンドリ磨いて30年超のエキスパート・萩原雅裕さんはこう語る。今回は書籍『「今日も仕事が終わらなかった」はなぜ起きるのか？ 仕事が3倍速くなる計画・実行・中断の技術』の中から、「仕事を終わらせる人のコツ」を紹介する。
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残業ばかりになる人の特徴
「今日もまた、仕事が終わらなかった……」
そう思いながら、職場を後にする……。そうして、家でも仕事のことを思い出してしまって、せっかくのプライベートも休めない。そんな経験をしたことがある人も、もしかすると多いのではないでしょうか。
実は、残業ばかりになってしまう人には、ある特徴があります。「量が多いから」のような理由もあることにはあるのですが、量が多いと思っている人も、原因はそれだけではなかったりします。
その原因は「隠れたムダ」。仕事が終わらない人は、仕事にある“隠れたムダ”に気づいていないケースがあるのです。
重大な隠れたムダに気づく
私はその隠れたムダを、次の3つに分けています。
・作業のムダ＝手戻り・やり直し
・集中力のムダ＝切り替えが多い
・“自分”のムダ＝一度考えたことを忘れている
特に、毎日残業が続いている……という人がまず疑ってほしいのが、3つめの「“自分”のムダ」。せっかく一度考えたことを、忘れてしまっていないか？ということです。
退社直前の5分。何をする？
これはかなり気づきにくい「隠れたムダ」です（だからこそ、ただのムダではなく、“隠れて”いるのですが…）。
たとえば、ある日の残業中。
さて、みなさんは、最後の5分で何をしますか？ きっと疲れているし「そのままPCを閉じて帰る」という人が多いでしょう。
しかし、これが落とし穴です。こうすると確実に“隠れたムダ”が生じます。その名も「アタマ戻り」です。
中断すると手戻りならぬ「アタマ戻り」する
この状況を別の言い方で表現すると「せっかく仕事が進んでいたのに、逆戻りさせられている」が近いでしょう。ちゃんと作業を進めたのに、そのたびに何をやったか忘れてしまっているわけです。前回進めたところではなく、少し戻ったところから再開するわけですから、まさに3歩進んで2歩下がる状態です。
集中していたときの自分、ノッていたときの自分が考えた魅力的なアイデアも、説得力のあるロジックも、秀逸な例え話も、時間の経過とともにどんどん消えていきます。いわば「頭のよかった自分」が徐々に消えていくのです。
こうして起きるのが、みなさんも一度は経験している「あのとき何かいいアイデアを思いついたはず、アレ何だったっけ？」という悲劇的な現象＝アタマ戻りです。このアタマ戻りを防ぐことが、残業続きの生活を抜け出すためのコツです。そしてその方法こそ、「計画・実行・中断の技術」のうちの、中断の技術なのです。
（本記事は『「今日も仕事が終わらなかった」はなぜ起きるのか？ 仕事が3倍速くなる計画・実行・中断の技術』に編集・調整し、一部特別に書き下ろした原稿です）
＼計画・実行・中断の技術で／
毎日思い通りに仕事が終わる！
本書の内容
☆★仕事が3倍速くなる【計画・実行・中断】の技術★☆
◎隠れたムダ① 手戻りをなくす
→「計画モード」で終わる計画を作る
（脳内リハーサルで「あとはやるだけ状態」に）
◎隠れたムダ② 切り替えをなくす
→「実行モード」で迷わず手を動かす
（超集中で「頭のいい自分」を引き出す）
◎隠れたムダ③ 一度やったことを忘れる
→「中断モード」で思い出す時間をゼロにする
（引き継ぎで「頭のいい自分」をリロードする）
＋
究極の進化系「●●モード」で
仕事が10倍速くなる。
ー
『「今日も仕事が終わらなかった」はなぜ起きるのか？ 仕事が3倍速くなる計画・実行・中断の技術』萩原雅裕・著（ダイヤモンド社）
