ビジネスメールの書き出しの定番である「お世話になっております」。こう書いておけば無難だと捉えている人が多いと思います。しかし、何気なく使っているこの一文が、実は印象を左右しているとしたらどうでしょうか。
働き方やコミュニケーションが変わる中で、求められる伝え方も変化しています。佐々木圭一さんに、好印象につながる書き出しの方法を教えてもらいました。（構成 伊藤理子）
Photo: Adobe Stock
相手に合わせて書き出しのバリエーションを持っておく
仕事で1日に何十通もメールを送るという人は多いと思いますが、メールの「書き出し」はどうしていますか？おそらく、無意識のうちに「お世話になっております」と書いている人が多いことと思います。
でも、本当に「お世話になっている」と思って書いているケースは少ないのではないでしょうか。実際、あまりお世話になっていない相手どころか、ファーストコンタクトでもこの書き出しを使っている人が多く見受けられます。
メールを書いた人からすると、「受け取る人へ、丁寧さをあらわしている」つもりだと思います。ですが、はたしてその効果があるでしょうか？
受け取る人からすると、誰もがコピペで使っている冒頭に
「何も感じない」
と受け取る、もしくは
「コピペをつかわれて、気をつかわれていない。別にいいけど」
といった受け取りかたをされていることが多いのではないでしょうか。それは、みなさんも同じようなメールを毎日受け取るがゆえ、同じことを感じていませんか？
確かに「お世話になっております」は無難な書き出しではあります
ですが、何も考えず全員に使うと、「何も考えず全員に使っている」と伝わってしまいます。
今の時代、ビジネスにおいては「相手の立場に立って言葉を選ぶ力」がほしい。大切な相手へのメールに備え、「別の書き出し」を持っておくことをお勧めします。
例えば、このような書き出しは好印象につながりやすいので、是非覚えておいてください。
×「鈴木です。お世話になっております。」
○「いつもありがとうございます。鈴木です」
これは伝え方の技術「感謝」を使った伝え方です。人は「ありがとう」と感謝されると、相手との距離が縮まったと感じ、その後のお願いを受け入れやすくなります。
多くの人が「メールの書き出しは“お世話になっております”だろう」と思い込んでいる中、「ありがとうございます」と冒頭で伝えられると、ハッとさせられる人が多いはず。そして、送り手の人間味が一気に感じられるようになります。
メール自体はデジタルで無機質なものですが、「ありがとうございます」を付け加えるだけで人の温かみが伝わり、その後に続くメールの内容に前向きに対応しようと思ってもらいやすくなるでしょう。
好印象につながる技術「感謝」のポイント
この「感謝」は、メールに限らずビジネス全般においてとても使い勝手がいいので、積極的に活用してほしい技術です。
次のポイントを踏まえて伝えると、ビジネスの相手に好印象を与えることができ、距離を縮めることができるので、覚えておくと便利です。
●ポイント1：冒頭でまず感謝を伝える
前述の例のように、メールの冒頭でまず「ありがとうございます」と感謝を伝えるのは効果的です。初めの印象がぐっとやわらかくなる効果があります。
その後に続くメール本文の内容は、おそらく報告やお願いなどが多いと思いますが、「報告に早めに対応しようか」「お願いを聞いてみようか」など、内容を前向きに受け入れてもらいやすくもなります。
●ポイント2：「先回りの感謝」を意識する
同僚や部下などに何かお願いをする際も、「ありがとう」から伝えるのが効果的です。
例えば、会議が終わった後、バラバラになっているイスを部下に揃えてほしい場合。
「イスを揃えておいて！」とストレートに伝えてしまうと「何か命令されているようだな」「強制されるのは嫌だな」とネガティブな感情を抱かれる可能性があります。
しかし、「イスを揃えておいてくれる？ ありがとう！」と言われると、ハードルがぐっと下がる気がしませんか？ネガティブな印象がなくなります。
このように先回りで感謝を伝えれば、多少ハードルが高いお願いであっても拒否感を与えにくく、気持ちよく対応してもらえるでしょう。
●ポイント3：「ありがとうございます」をたくさん使う
「ありがとうございます」という言葉は、それだけで温かい印象を与えます。そして、何回繰り返してもネガティブな印象にならない、希有な言葉でもあります。日常に「ありがとう」を積極的に取り入れれば、間違いなくいいことしか起こりません。
例えばビジネスメールならば、書き出しで「ありがとうございます」と伝えた後、締めにも「ありがとうございます」と入れると、好印象の余韻が続きます。しかも不自然ではありません。今まであまり使ってこなかった人こそ、「ありがとう」を意識的にどんどん取り入れることをお勧めします。
●ポイント4：小さなことほど見逃さずに「感謝」を伝える
信頼は「積み重ね」で成り立ち、そして強固に築かれていくものです。普段からこまめに「ありがとう」と感謝を伝えると、相手は「こんなことまで見てくれていたのか」と嬉しくなり、モチベーションも上がります。
メールだけでなく普段の会話の中でも、ありがとうの回数を増やせば増やすほど、あなた自身の印象も上がり、人間関係もどんどんよくなります。
ぜひこのあと送るメールから、このあと同僚や部下にかける一言から、「ありがとう」を取り入れてみてください。相手の反応がいきなりはかわりませんが、だんだんよくなってくることを実感できるはずです。
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