「また急ぎの仕事が増えた」「どう考えても今日中には終わらない」。そんな経験はないでしょうか。部下からすると、「上司は現場をわかっていない」と感じてしまうものです。しかし、仕事を雑に振る上司は、本当に部下を困らせようとしているのでしょうか。実は、その背景には、多くの管理職が見落としている共通の原因があります。書籍『「今日も仕事が終わらなかった」はなぜ起きるのか？ 仕事が3倍速くなる計画・実行・中断の技術』から、そのヒントを紹介します。
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上司も「仕事の量」を把握できていない
「これ、今日中にお願い」「あとこれもできる？」「すぐ終わると思うから」。こうした指示に振り回された経験はないでしょうか。部下からすると、「そんな量じゃない」「どう考えても今日中には終わらない」と感じることがあります。
しかし、その原因は上司が無責任だからとは限りません。多くの場合、上司自身が仕事を細かく分解できていないのです。仕事を「資料作成」「企画書」「分析」といった大きな単位でしか見ていないため、本当に必要な作業量を把握できていません。
分解されていない仕事は、全部「すぐ終わりそう」に見える
書籍『「今日も仕事が終わらなかった」はなぜ起きるのか？』には、こんな言葉があります。
この言葉は、部下だけでなく上司にも当てはまります。例えば、「資料を作る」という仕事も、実際には「構成を考える」「データを集める」「グラフを作る」「本文を書く」「上司に確認する」「修正する」といった多くの工程があります。
ところが、それらが見えていないと、「資料一つ作るだけだから、今日中に終わるだろう」と判断してしまいます。つまり、雑な仕事の振り方の原因は「仕事が分解されていない」こと。本当の作業量が見えていないから、雑な仕事の振り方になるのです。
雑な指示は、仕事が見えていないサイン
仕事が分解されると、「これは二時間」「ここは一時間」「この確認は別日に回せる」といった判断ができるようになります。すると、「この仕事は来週でもいい」「この工程は別の人にお願いしよう」「締切を調整しよう」といった現実的なマネジメントが可能になります。
逆に、仕事が見えていない状態では、「とりあえずお願い」「空いてそうだから頼もう」という指示になりがちです。
仕事を分解すると、仕事の振り方も変わる
上司が最初に身につけるべきなのは、「仕事を分解する技術」です。一つの仕事をアクション単位まで分解できれば、本当に必要な時間が見えます。どこまでなら今日頼めるのか、どの工程なら他の人に任せられるのかも判断できるようになります。
ただ、これは逆も当てはまります。
もし上司が、あなたの仕事をよく理解していない場合、あなたが仕事を分解して、上司に説明する必要があります。上司だからといって、あなたの仕事量をすべて理解しているわけではありません。上司が仕事を分解できていないなら、あなたが仕事を分解して、上司に見せるのです。
そうすれば、優先順位の低い仕事をやめる、後回しにする、期限を変える、誰か他の人に渡すなどの「では、どうするか」を一緒に考えてくれるでしょう。
