「今日こそ定時で帰ろう」と思っていたのに、気づけばもう夜。「時間は確保したはずなのに、なぜ終わらないんだろう」と感じたことはないでしょうか。予定より仕事が長引く人には、ある共通した特徴があります。書籍『「今日も仕事が終わらなかった」はなぜ起きるのか？ 仕事が3倍速くなる計画・実行・中断の技術』から、「気づけば残業」を繰り返してしまう原因を紹介します。
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「今日は時間があるから大丈夫」が危ない
「今日は午後いっぱい使えるから、この資料を終わらせよう」「予定が少ないから、今日こそ一気に進めよう」。一見すると、きちんと計画を立てているように見えます。
しかし、ここには大きな落とし穴があります。その仕事に何時間かかるのかを考えず、「これだけ時間を確保すれば終わるだろう」と決めてしまっているからです。7時間空いていたとしても、必要な作業量が10時間なら当然終わりません。それなのに「一日あれば大丈夫」と走り出し、夕方になって初めて「まだこんなに残っている」と気づく。気づけば残業族になってしまう人は、仕事が遅いというより、そもそも「確保した時間で本当に終わるのか」を確認しないまま仕事を始めているのです。
「終わらない計画」なら、残業するのが計画通り
書籍『「今日も仕事が終わらなかった」はなぜ起きるのか？』には、こんな言葉があります。
少し厳しい言葉ですが、毎日のように残業してしまう理由をよく表しています。
例えば、「資料作成」とだけ予定に入れていても、実際には「必要なデータを集める」「構成を考える」「グラフを作る」「本文を書く」「確認する」「修正する」といった作業があります。事前に、それぞれに必要な時間を見積もって合計して、きちんと計画を立てたでしょうか？ おそらく、立てていないはずです。
にもかかわらず、「今日は時間があるから終わるはず」と考えてしまう。
計画が甘いままでは、どれだけ真面目に働いても、最初から残業する予定を自分で作っているのと同じなのです。
「とりあえず始める人」ほど、あとで苦しくなる
仕事が終わらない人ほど、目の前にわかりやすい作業があると、すぐに手を動かしてしまいます。
「まず資料を作り始めよう。あとのことは、そのとき考えればいい」、と。
しかし、途中まで進んでから「このデータも必要だった」「先にあの人へ確認すべきだった」「そもそも方向性が違った」と気づけば、そこで手戻りが発生します。
目の前の「作業に逃げる」と仕事が遅くなる
本書では、こうして目の前の作業に飛びつくことを「作業に逃げる」という表現で紹介しています。
早く始めれば早く終わるとは限りません。むしろ、全体像を考えずに始めるほど、あとから想定外の作業が次々に現れます。「今日は余裕がある」と思っていたのに夕方から急に苦しくなる人は、仕事を始めるのが遅いのではなく、始める前に考える時間が足りていないのです。
「気づけば残業族」から抜け出すために、まず変えるべきなのは働く速さではありません。仕事を始める前の計画なのです。
