「打ち合わせの日程候補をいくつかください」と言われて、何個出せばいいのか迷ったことはありませんか？ 少なすぎれば予定が合わず、多すぎればかえって調整に時間がかかることも。実は、スムーズに日程を決めるには「ちょうどいい数」があります。今回は、「体」「時間」「環境」「思考」「心」「人間関係」をととのえるための具体的な習慣術を書いた『ととのえる。』（川田直樹著・ダイヤモンド社）から、相手と自分、双方の時間を無駄にしない日程調整のコツを抜粋・編集して紹介します。（構成／ダイヤモンド社・井上敬子）
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日程候補、いくつ出すのがいいの？
クライアントから「打ち合わせの日程候補をいくつか出してください」と言われたとき、意外と迷いませんか？ 少なすぎると調整が難航しそうだし、かといって多く出して身動きがとれなくなるのも避けたい……。
そこでおすすめなのが、「日程候補を出すのは3つまで」と決めてしまうことです。
3つである理由は、1つや2つだと予定が合いにくいですし、逆に選択肢が多すぎると、自分も相手も迷いが生じ、決断のスピードが鈍ってしまうからです。
提示する際は、単に並べるのではなく「上から順に希望順です。できれば◯月△日までに決められるとありがたいです」と一言添えます。
そうすると、こちらの時間を押さえているという意識が先方に生まれるので、早めに返事をもらいやすくなります。
A社・B社に同時に提示するときは「（仮）」で固定する
一番やってはいけないのが、A社とB社に同じ枠を提示して「早い者勝ち」にすることです。バッティングした際の再調整は、謝罪のエネルギーを浪費するだけでなく、「段取りが悪い人」という印象を与えてしまいます。
したがって、A社に候補を出したら、日程がフィックスするまでは、提示した3つの枠すべてを「A社様（仮）」としてカレンダーに一旦入れます。B社にはそれ以外の枠を提案し、かぶらせないことが大切です。
なお、日付や曜日の記載ミスも、結局はコミュニケーションの往復を増やし、無駄な時間を生む原因になります。ですから、日付と曜日はセットで記載するのが鉄則です。「◯月□日（水）13時～14時」というようにフルセットで記載すれば、自分と相手の両方でダブルチェック機能が働き、確認のやりとりのタイムロスを未然に防げます。
スケジュールの精度は、仕事の安心感に直結します。ここを面倒くさがらずに丁寧に行うことが、結果として自分と相手、双方の時間を守ることになるのです。
