「会議の時間が長い」「ムダな会議が多い」というのも、業務プロセスの「KAIZEN」の対象となるはず。

 それなのに、変化を好まない人たちからの「代々続く会議だからやめることはできない」「この会議の効率化をはかるなんてとんでもない」などという声により、誰も手をつけられない状態になっていませんか?

「仕方なく会議に参加している」と思いながら参加している会議は、1ヵ月のうちにどれほどあるのでしょうか?

 こんなエピソードがあります。

 日本に赴任してきた外国人上司(以下、A氏)は、赴任して早々、日本支社における会議の時間の長さに大変驚きました。そして、私(秘書)に次のように言ったのです。

A氏:「ボクは会議に参加するために出社しているのではない。いまの働き方では目標を達成することは不可能だ」

私:「はい」

A氏:「これからすべての会議を最大でも30分で終わらせることにする」

私:「承知いたしました」

A氏:「もちろん、内容によっては30分で済ませられないものもあるが、原則として会議の設定は30分以内でお願いしたい」

私:「はい」

A氏:「いま、日本支社でおこなわれている会議は、報告会にすぎない。本来、会議は、『意思決定の場』だ。そのことをみんなに気づいてもらいたい」

私:「意思決定の場、ですね」

A氏:「そうだ。9時から17時までこんなに会議ばかりしていたら、本来個々人がやるべき仕事に集中できなくなってしまう。会議に参加することが仕事だと勘違いしている人が多いようだ」

私:「それでは、会議開催にあたって諸々見直しをしなければなりませんね」

A氏:「そうだな。本部門でどのように会議を開催していくのがいいのか、いくつか案を考えてほしい」

私:「かしこまりました。1週間後にご報告いたします」

 会議を「報告会」ではなく、「意思決定の場」とするために、会議開催の意義や会議の運営方法などの大幅な見直しが必要となりました。