集客には集客の段取り、入金管理には入金管理の段取り、建物管理には建物管理の段取りと、それぞれの業務で収益を上げるプロセスをあらかじめ決めておかなければいけません。
そうすることで無駄な行動を省いて生産性の高い作業を行なうことができます。
「誰に何を依頼するのか」
データベース化が鍵
1つ1つの段取りでパフォーマンスを上げるには、「誰に何を依頼するのか」をきちんとまとめておくことが必要です。
僕はこの作業を「データベース化」と呼んでいます。
たとえば、退去2ヵ月前に入居者から退去の連絡が入ったとします。
ここで、募集するときのプロセスを考えておくと、即、入居者を募集するための行動を起こすことができます。
空室を埋める最も効果的な方法は、退去の連絡が入ったら、すぐに入居者募集をかけることです。入居者募集は時間が勝負です。
集客専門の不動産会社に即行動をしてもらうためには、普段から「連絡先を控えておく」ことが必要です。担当者の情報をデータベース化しておけば、退去の知らせが来たら、不動産会社にすぐ情報提供をすることができます。
そうすれば、空室期間は限りなく短くなるのです。
同じように、建物管理をするときも、リフォーム業者の名前や連絡先をデータベース化しておくと、すぐに対応してもらえます。
