2019年4月に罰則つき残業規制がスタートすることもあり、「働き方改革」は喫緊の課題となっている。そんななか、プレッシャーが増しているのがプレイングマネジャー。個人目標とチーム目標を課せられるうえに、上層部からは「残業削減」を求められ、現場からは「仕事は増えてるのに…」と反発を受ける。そこで、1000社を超える企業で「残業削減」「残業ゼロ」を実現してきた小室淑恵さんに『プレイングマネジャー「残業ゼロ」の仕事術』をまとめていただいた。本連載では、本書のなかから、プレイングマネジャーが、自分もチームも疲弊せずに成果をあげるノウハウをお伝えしていく。

 

「なぜ?」という問いかけが、「働き方」を変える第一歩

小室淑恵(こむろ・よしえ)
株式会社ワーク・ライフバランス代表取締役社長
2006年に起業し、働き方改革コンサルティングを約1000社に提供してきたほか、年間約200回の講演を依頼されている。クライアント企業では、業績を向上させつつ、労働時間の削減や有給休暇取得率、社員満足度、企業内出生率の改善といった成果が出ており、長時間労働体質の企業を生産性の高い組織に改革する手腕に定評がある。主催するワーク・ライフバランスコンサルタント養成講座は全国で約1600人の卒業生を育成し、認定上級コンサルタントが各地域で中小企業の支援も行っている。政府の産業競争力会議民間議員、経済産業省産業構造審議会委員、文部科学省中央教育審議会委員、厚生労働省社会保障審議会年金部会委員、内閣府仕事と生活の調和に関する専門調査会委員などを歴任。著書に『働き方改革』『労働時間革命』(ともに毎日新聞出版)、『6時に帰るチーム術』(日本能率協会マネジメントセンター)など多数。

「働き方改革」を進めるために不可欠なのは、「現状把握」→「問題点の発見」→「原因の特定」→「解決策の実行」→「現状把握」→「問題点の発見」……というサイクルを回し続けることです。

 このサイクルのなかで特に重要なのは「原因の特定」です。たとえば、「資料作成に時間がかかりすぎている」という「問題点」を発見したときに、「資料作成を効率的にしなければ」とやみくもに頑張っても、問題解決に結びつけるのは難しいでしょう。

 ここでもう一段、「なぜ、その問題が生じるのか?」と深掘りして考えることが大切です。「なぜ?」と問いかけることによって、「問題の原因」を特定したうえで、「その原因」を解消する適切な手立てを講じたときに、はじめて「問題」は解消されるのです。要するに、問題は“根っこ”から断たなければならないということです。

 たとえば、「資料作成に時間がかかっている」のは、「メンバーから声をかけられるために資料作成に集中できない」のが原因かもしれません。であれば、重要な資料は社外で作成したり、会議室にこもって作成するという解決策を導き出すことができるでしょう。

 そして、その解決策を実行してみて、一定期間後、再び「現状把握」を行った結果、多少改善されてはいても、もっと減らしたいと思えば、さらに別の原因を考えてみます。

 もしかすると、そもそも必要のない資料をつくっているのかもしれません(実はこれは、私がクライアント先で最もよく見かけるケースです)。その可能性が少しでもあるなら、簡単な資料で十分ではないのか、といった観点で見直してみるといいでしょう。作成する資料の量そのものを減らすことができれば、資料作成にかける時間を大幅に削減することができるからです。

 このように、「現状把握」→「問題点の発見」→「原因の特定」→「解決策の実行」というPDCAサイクル(下図参照)をグルグル回していくことによって、確実に「働き方」を変えていくことができるのです。