2019年4月に罰則つき残業規制がスタートすることもあり、「働き方改革」は喫緊の課題となっている。そんななか、プレッシャーが増しているのがプレイングマネジャー。個人目標とチーム目標を課せられるうえに、上層部からは「残業削減」を求められ、現場からは「仕事は増えてるのに…」と反発を受ける。そこで、1000社を超える企業で「残業削減」「残業ゼロ」を実現してきた小室淑恵さんに『プレイングマネジャー 「残業ゼロ」の仕事術』をまとめていただいた。本連載では、本書のなかから、プレイングマネジャーが、自分もチームも疲弊せずに成果をあげるノウハウをお伝えしていく。

会議のムダを一掃する「考え方」とは?

 会議に時間が取られているーー。
 これは、職場の「働き方改革」で問題になることが多いテーマのひとつです。「社内会議」「社外会議」ともに問題になるのですが、自分たちでコントロールできる「社内会議」の効率化から着手するのが適切でしょう。

 ここで参考になるのが、有名IT企業が実践している「会議1/8ルール」です(下図参照)。会議に関して解決すべき問題を「会議時間・開催頻度」「参加人数」「資料のボリューム」の3つのテーマに小分けして、それぞれ「1/2」にすることで、会議に費やす時間を「1/2×1/2×1/2=1/8」にしようという考え方です。

「会議1/8ルール」

 これは、非常に優れたアイデアだと思います。
「どうすれば会議を効率化できるだろうか?」とやみくもに考えるよりも、テーマを小分けにして、「会議にかける時間を1/2にする方法は?」「資料のボリュームを1/2にする方法は?」と考えたほうが、具体的な解決策を見つけやすいからです。

 そして、「朝夜メール」を活用することによって、この「会議1/8ルール」をより効果的に実践することができます。「朝夜メール」を集計・分析すれば、「どの会議に時間がかかっているか?」「どの会議資料の作成に時間がかかっているか?」といったことを把握できるため、小分けしたテーマについて、より的確な解決策を導き出すことができるからです。

 では、チームでどのように検討すればいいのか、そのプロセスについてご説明しましょう。

 まず、「朝夜メール」(メンバー全員が業務実態を記録・共有する仕組み。詳しくは連載第20回参照)の分析結果をみながら、「大項目」として設定している「会議」に総労働時間の何割を費やしているのかを共有。そのうえで、「小項目」として設定している「定例会議」「報告会議」など、個別の会議にかかっている時間を確認します(「項目」設定については連載第21回参照)。

 このときにご注意いただきたいのは、「会議資料」の作成にかけている時間も合算することです。「会議時間」は可視化しやすいのですが、その背景に隠れている「会議資料の作成」にかけている時間が非常に長いケースが多いからです。

「朝夜メール」で「資料作成」という項目を立てておけば、会議資料にかけている時間を抽出するのは、それほどの手間ではありません。ぜひ、このひと手間を惜しまず、「会議」に費やしているすべての時間を明らかにするようにしてください。

 そして、メンバーの意見を集約して見直すべき会議を特定。そのうえで、チームで具体的な解決策を考えていきます。