2019年4月に罰則つき残業規制がスタートすることもあり、「働き方改革」は喫緊の課題となっている。そんななか、プレッシャーが増しているのがプレイングマネジャー。個人目標とチーム目標を課せられるうえに、上層部からは「残業削減」を求められ、現場からは「仕事は増えてるのに…」と反発を受ける。そこで、1000社を超える企業で「残業削減」「残業ゼロ」を実現してきた小室淑恵さんに『プレイングマネジャー 「残業ゼロ」の仕事術』をまとめていただいた。本連載では、本書のなかから、プレイングマネジャーが、自分もチームも疲弊せずに成果をあげるノウハウをお伝えしていく。
会議のムダを一掃する「考え方」とは？
会議に時間が取られているーー。
これは、職場の「働き方改革」で問題になることが多いテーマのひとつです。「社内会議」「社外会議」ともに問題になるのですが、自分たちでコントロールできる「社内会議」の効率化から着手するのが適切でしょう。
ここで参考になるのが、有名ＩＴ企業が実践している「会議1／8ルール」です（下図参照）。会議に関して解決すべき問題を「会議時間・開催頻度」「参加人数」「資料のボリューム」の3つのテーマに小分けして、それぞれ「1／2」にすることで、会議に費やす時間を「1／2×1／2×1／2＝1／8」にしようという考え方です。
これは、非常に優れたアイデアだと思います。
「どうすれば会議を効率化できるだろうか？」とやみくもに考えるよりも、テーマを小分けにして、「会議にかける時間を1／2にする方法は？」「資料のボリュームを1／2にする方法は？」と考えたほうが、具体的な解決策を見つけやすいからです。
そして、「朝夜メール」を活用することによって、この「会議1／8ルール」をより効果的に実践することができます。「朝夜メール」を集計・分析すれば、「どの会議に時間がかかっているか？」「どの会議資料の作成に時間がかかっているか？」といったことを把握できるため、小分けしたテーマについて、より的確な解決策を導き出すことができるからです。
では、チームでどのように検討すればいいのか、そのプロセスについてご説明しましょう。
まず、「朝夜メール」（メンバー全員が業務実態を記録・共有する仕組み。詳しくは連載第20回参照）の分析結果をみながら、「大項目」として設定している「会議」に総労働時間の何割を費やしているのかを共有。そのうえで、「小項目」として設定している「定例会議」「報告会議」など、個別の会議にかかっている時間を確認します（「項目」設定については連載第21回参照）。
このときにご注意いただきたいのは、「会議資料」の作成にかけている時間も合算することです。「会議時間」は可視化しやすいのですが、その背景に隠れている「会議資料の作成」にかけている時間が非常に長いケースが多いからです。
「朝夜メール」で「資料作成」という項目を立てておけば、会議資料にかけている時間を抽出するのは、それほどの手間ではありません。ぜひ、このひと手間を惜しまず、「会議」に費やしているすべての時間を明らかにするようにしてください。
そして、メンバーの意見を集約して見直すべき会議を特定。そのうえで、チームで具体的な解決策を考えていきます。
