不要な「議題」を捨てる
小室淑恵（こむろ・よしえ）株式会社ワーク・ライフバランス代表取締役社長（https://work-life-b.co.jp/）
2006年に起業し、働き方改革コンサルティングを約1000社に提供してきたほか、年間約200回の講演を依頼されている。クライアント企業では、業績を向上させつつ、労働時間の削減や有給休暇取得率、社員満足度、企業内出生率の改善といった成果が出ており、長時間労働体質の企業を生産性の高い組織に改革する手腕に定評がある。主催するワーク・ライフバランスコンサルタント養成講座は全国で約1600人の卒業生を育成し、認定上級コンサルタントが各地域で中小企業の支援も行っている。政府の産業競争力会議民間議員、経済産業省産業構造審議会委員、文部科学省中央教育審議会委員、厚生労働省社会保障審議会年金部会委員、内閣府仕事と生活の調和に関する専門調査会委員などを歴任。著書に『働き方改革』『労働時間革命』（ともに毎日新聞出版）、『6時に帰るチーム術』（日本能率協会マネジメントセンター）など多数。
たとえば、定例会議を検討対象に選んだとしましょう。
まず検討するのは「会議時間・開催頻度」です。「週1回開いているが、2週間に1回にすることはできないか？」「1時間が基本だが、よく延長になっているのはなぜか？」などの疑問点・問題点を洗い出します。
ここで最も効果的なのは、開催頻度を「週1回」から「2週間に1回」に減らすことですが、どうしても週1回は必ず定例会議を開催しなければならない場合もあるでしょう。そのときは、「会議時間の短縮」が焦点となります。
「会議時間の短縮」を検討するうえで第一に着目すべきなのは、定例会議で扱っている議題です。「定例会議」の議題は、「情報共有」「相談」「ディスカッション＋意思決定」などに分類されるはずですから、それぞれの要・不要をもう一度吟味するのです。
たとえば、「情報共有」は、よほど重要な案件でなければ、メーリングリストなどでメンバーと共有すればすむので、わざわざ「定例会議」で時間をかける必要はないかもしれません。「相談」もそうです。マネジャーや関係者と1対1で相談すればすむ案件を、定例会議の議題に上げる必要はないでしょう。
会議に「時間制限」を設ける
さらに、「ディスカッション＋意思決定」も精査します。なかには、わざわざ全員が集まる定例会議にかけるまでもなく、意思決定者であるマネジャーが判断すればすむ案件や、数人の関係者で意思決定できる案件もあるはずです。そのような議題を定例会議から取り除けば、「会議時間」を圧縮することができるでしょう。
そして、「情報共有は1分」「相談は3分」「ディスカッション＋意思決定は15分」などと、制限時間を設けるのも効果的です。時間管理係が時間を測定して時間オーバーをふせぐようにすれば、スピーディな議事進行を実現できるはずです。
次に、「参加人数」について検討しましょう。
ここでは「定例会議」について検討しているため、全員参加が原則です。
しかし逆に言えば、先ほども触れたように、「数人の関係者で意思決定できるテーマは定例会議では扱わない」というルールを導き出すこともできます。定例会議の代わりに、意思決定者であるマネジャーとの1対1ミーティングや、プロジェクト単位の少人数ミーティングをフレキシブルに行えばいいわけです。
あるいは、全員でディスカッションするべき重要な案件がない場合には、「定例会議」を流会にするようにしてもいいでしょう。大切なのは、会議やミーティングには原則、「その場にいる必要のある人」だけが参加するようにすることなのです。
