「会議資料」を徹底的にシンプルにする
最後に、「資料のボリューム」について検討しましょう。
先ほども述べたように、これは非常に大きな問題です。不必要に凝った資料は、作成するのにも時間がかかりますし、会議で説明するのにも時間を費やします。会議資料には、企画書、報告書、議事録などいくつもありますから、それらにかけている時間を足し合わせれば、驚くほど多くの時間をかけている可能性があるのです。
そこでおすすめしたいのが、各種会議資料をテンプレート化することです。必要最低限の情報で構成できるようにテンプレート化しておくことで、誰でも短時間で質の高い資料を仕上げることができます（下図参照）。
以上のように、「会議時間・開催頻度」「参加人数」「資料のボリューム」についてチームで検討すれば、いくつもの改善点が見つかるはずです。それをひとつずつ実践していけば、きっと会議（とそれに付随する時間の合計）を「1／8」にすることができるはずです。
また、チーム内で行うすべての会議・ミーティングのグランドルールを決めるのも有効です。
●開始時間と終了時間を厳守する
●必ず会議のゴール（何を決めるか？）を明示する
●会議は原則30分。最大でも60分を限度とする
●定時後にまたがる会議は原則禁止
●ひとりの発言時間は3分が限度
このようなグランドルールを共有すれば、チーム内の会議はかなり効率化されるに違いありません。
