上司に「確認のお願い」をしたいときのメールの文面とは

 メールの送り方ひとつでも、上司のストレスを減らすことはできます。たとえば、上司に複数の項目を確認してほしいとき、「(1)これはどうするか (2)これはどうするか (3)これはどうするか」と、メールが箇条書きになっていると、漏れなく返事がしやすいでしょう。

 一方、箇条書きなしの長文で「これ、お返事お願いします」では、残っている部分に気づかずに返信してしまうことがあります。

 常に忙しい人がザッと読んでもわかるようにしておくのが、“求められる人”です。そうしないと、「あと、これが抜けていますけど」と、こちらももう1回メールしなければならず、手間がかかります。「1回で済んだことを、もう1回する」というムダをいかに減らしていくかです。

 このように、要返事モノは、見る側がひと目で「これとこれとこれを返信すればいいんだな」とわかるようにすることが大切です。質問も、短い言葉で返事できるような文体にしておくようにしましょう。長文メールを最後まで確認しなければならないよりも、ぱっと見てわかりやすいメールを送るだけで、上司の負担はぐっと減るはずです。

伝言するときに必要なのは「情報」と「感情」

 報告と同じく、伝言もビジネスにおいては重要な役割を果たします。その人への伝え方によって内容の捉え方が大きく変わってくるからです。

 伝言の大切な要素には、情報と感情の2つがあります。“求められる人”は、伝言する時に、情報だけでなく感情も乗せてくれます。「こういう問い合わせがありました」という伝言を受ける時は、「急がれていました」「だいぶお困りのようでした」「ちょっとご立腹でした」という相手の感情を聞いておかないと、対応をしくじるからです。ご立腹なのか、うれしそうなのかで、対応は変わるのです。必要なのは、情報より、むしろ感情のほうです