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ビジネスマンなら誰しもが参加を避けられない会議。「今の会議、何が決まったんだっけ？」「自分が出る意味はあったのだろうか？」など、会議によって日々ストレスを感じている方も多いのではないだろうか。
なぜあなたの会社では、「ムダな会議」が行われてしまうのか。どうすれば「価値ある、ムダのない会議」ができるのだろう。
本連載では、会議主催者にも、参加者にも役に立つ「3大ムダ会議」の撲滅法について考えてみたい。
「会議に不満」は8割も
発言する人が決まっていないか
弊社が「会議の不満」に関するアンケート調査を行ったところ、「会議に満足していない人」と答えた人の割合は82％に上り、満足できない理由は下記のようになった。
1位「発言する人がだいたい決まっている」45％
2位「会議がダラダラと続くが、何も決まらない、何が決まったかわからない」24％
3位「会議の時間がまったく楽しみでない。
ワクワクしない。時間が経つのが遅い」17％
4位「会議で決まったことが実行されない、進まない」13％
今回のアンケートでの不満のナンバーワンは、「発言する人がだいたい決まっている」だ。皆さんの中にも「あるある、そうだよね」とうなずく方が少なくないだろう。
そこで連載の1回目では、会議において特定の人以外が「傍観者」となってしまう状況を回避して、参加者全員が活発に発言し、会議をより意味のあるものにする方法を紹介しよう。
全員が積極的に発言しない2大理由は？
「結局、最後は部長の意見で決まりでしょ」
「情報共有や数値進捗の確認ばかりで、意見の出しようがない」
「発言しても、どうせダメ出しされるだけ」
「下手なことを言うと、社長の機嫌を損ねそうだし」
会議時間がほぼ社長やリーダーの話で終わったり、特定の人だけが発言したり。せっかく皆の知恵と経験、情報を結集して、次の有効な戦略を生み出すはずの会議が、まったく盛り上がらずに終わってしまう。これでは「ムダな会議」と言わざるを得ないだろう。
