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パワーポイントでプレゼン資料をつくるのに時間がとられる……。
そんな悩みを抱えているビジネスパーソンが増えています。そこで、ソフトバンク在籍時に、最速で「一発OK」を勝ち取るプレゼン資料をつくるノウハウを磨き上げた前田鎌利さんにまとめていただいたのが、『パワーポイント最速仕事術』(ダイヤモンド社)です。
「パワーポイント最速仕事術」のポイントは2つ。
まず、「優れたスライドの型」を把握することです。見た瞬間に内容が理解できるスライドには、「テキスト」「図形」「グラフ」「画像」「アニメーション」などの「型」があります。その「スライドの型」をゴールにすれば、いちいち「どのようなスライドにしようか?」と悩む必要がありません。 次に、その「スライドの型」を最速でつくるパワーポイントの操作法をマスターすることです。パワポには多くの機能がありますが、「スライドの型」をつくるために必要な機能はごくごく限られています。その限られた機能をマスターするだけで、「一発OK」がとれる優れたプレゼン資料があっという間に出来上がるのです。
そして、『パワーポイント最速仕事術』では、「スライドの型」と「その型をつくるためのパワーポイントの操作法」を、ビジュアル満載で紹介しています。本連載では、その一部を抜粋しながら、優れたプレゼン資料を「最速」でつくるノウハウを解説してまいります。

トリミングで画像とスライドの「縦横比率」を合わせる

 ビジュアル・スライドは画像を「全画面表示」するのが基本です(連載第24回参照)。ところが、取り込んだ画像の縦横比率とスライドの縦横比率が異なる場合があります。その場合には、画像サイズを調整する必要があります。ここで使用するのが「トリミング」の機能です。

 下のスライドをご覧ください。

 この画像は縦の寸法が足りないために、スライド・サイズと縦横比率が合っていません。そのまま画像を拡大するとスライドからはみ出してしまいますから、以下のような手順でトリミングを施します。

【手順1】画像を選択したうえで、[図の形式>トリミング>縦横比]で[横4:3]をクリックする。

画像を選択したうえで、[1 図の形式>2 トリミング>3 縦横比>4 横4:3]をクリック。

【手順2】画像が「4:3」サイズにトリミングされる。

【手順3】画像以外の場所をクリックしてトリミングを終了させる。

 なお、トリミングをせずに、画像がスライドからはみ出した状態であっても、スライドをモニターに投影すると、はみ出した部分は見えません。ですから、私は、画像がはみ出したままでスライド作成を進めることが多いのですが、慣れないうちはさまざまなミスの原因になりますから、少々面倒くさくても、スライドサイズにトリミングして作業を進めたほうが無難でしょう。

 画像が「4:3」にトリミングできたら、続けて、次の手順で全画面表示にします。

【手順4】画像をドラッグで移動させて、スライドの左上の角に、画像の左上の角を合わせる。

スライドの1の部分に、画像の左上の角を合わせる。

【手順5】画像の右下の「○」を右下に引き伸ばして、全画面表示にする。

画像の1の「◯」を引き伸ばして全画面表示にする。

【手順6】キーメッセージを入力してスライドが完成。

 以上のような手順で、縦横比が合っていない画像を全画面表示にして、効果的なスライドを簡単に作成することができます。ぜひ、お試しください。

前田鎌利(まえだ・かまり)
1973年福井県生まれ。東京学芸大学卒業後、光通信に就職。「飛び込み営業」の経験を積む。2000年にジェイフォンに転職して以降、ボーダフォン、ソフトバンクモバイル株式会社(現ソフトバンク株式会社)と17年にわたり移動体通信事業に従事。営業プレゼンはもちろん、代理店向け営業方針説明会、経営戦略部門において中長期計画の策定、渉外部門にて意見書の作成など幅広く担当する。
2010年にソフトバンクグループの後継者育成機関であるソフトバンクアカデミア第1期生に選考され、事業プレゼンで第1位を獲得。孫正義社長に直接プレゼンして数多くの事業提案を承認されたほか、孫社長が行うプレゼン資料の作成も多数担当した。ソフトバンク子会社の社外取締役や、ソフトバンク社内認定講師(プレゼンテーション)として活躍したのち、2013年12月にソフトバンクを退社。独立後、『社内プレゼンの資料作成術』『社外プレゼンの資料作成術』『プレゼン資料のデザイン図鑑』(ダイヤモンド社)を刊行して、ビジネス・プレゼンの定番書としてベストセラーとなる。
2016年株式会社固を設立。ソフトバンク、ヤフーをはじめとする通信各社、株式会社ベネッセコーポレーションなどの教育関係企業・団体のほか、鉄道事業者、総合商社、自動車メーカー、飲料メーカー、医療研究・開発・製造会社など、多方面にわたり年間200社を超える企業においてプレゼン研修・講演、資料作成、コンサルティングなどを行う。プレゼンテーション協会代表理事、サイバー大学客員講師、情報経営イノベーション専門職大学 客員教授なども務める。