テレワークで社内関係が悪化
原因は過剰な文書作成業務

 関係悪化の根底には、過剰ともいえる文書作成業務があるという。

「現代のオフィスワーカーは文書作成に忙殺されていると言っても過言ではありません。弊社の調査によると、オフィスワークでは労働時間の30%をメールや報告書などのテキスト作成に費やしていることが分かりました。文書を作成するには資料を集めたり、過去の事例を探すといった準備も必要です。しかし、情報が散らばっていたり、保存場所が分からない場合は、多大な時間がかかってしまいます。文書作成はあくまで手段です。そこに時間を取られていては、本来の業務が圧迫されかねません。結果、長時間労働につながってしまうわけですが、こういう状態がテレワーク環境下の今、さらに加速していると思います」

 テレワークでは社員間の情報共有はメールなどのテキストになる場合が多い。個々の作業の報告もしなければならないとなれば、オフィスで働くより、さらに文書作成に時間を取られることになる。

テレワークで社内の結束が高まる企業と摩擦が生じる企業の違い文章の作成とチャット機能が一つのシステムに集約されたflouu(フロー)。重要な文書をすぐに呼び出せる機能もついている Photo:プライズ

 こういった文書作成の負担を少しでも軽減しようと、同社では昨年1月にflouu(フロー)という文書管理システムをリリースした。

 特徴としてはまず、文章の作成とチャットが一つのシステムに集約されている点にある。多数の人が同時に書き込むことができ、リアルタイムで共有が可能だ。

「例えばオンライン会議中、参加メンバー全員で一つのドキュメントを開き、会議の内容をすぐに記録できます。画面がホワイトボードになっていると思っていただければ分かりやすいかと思いますが、同じ文書を全員が共有するので、オンライン会議で起こりがちな認識のズレが起こりにくくなります」

 作成した文書はすべて保存され、検索をかければ、いつでも呼び出せる。文書の内容やコメント、閲覧数、評価数が多い順番に並べ替える機能もついており、重要な文書は即座に閲覧できる仕組みだ。