シリーズ累計16万部を突破し「ホワイトカラーの労働生産性を劇的に向上させる1冊」と大評判の『アウトルック最速仕事術』(ダイヤモンド社)。著者の森新氏によると、アウトルックの導入企業では、エクセルやパワーポイントよりもはるかに多い「年間平均500時間」をアウトルックだけに費やしているという。本記事では、好評だったバックナンバーのエッセンスを動画を使って森氏に解説していただく。

「1分後送信ルール」で送信の事故を減らす

 ショートカットキーを覚えると作業時間が短縮できますが、キーを1回押しただけでうっかり書きかけのメールや誤ったメールを送信してしまう、というミスも起こります。

 そこで、誤送信を防ぐためのルールを作っておきましょう。メールを送信するために[Ctrl]+[Enter]を押すと、メールは送信トレイに入り、1分たったら実際に送信するというルールです。キーだけでなく[送信]ボタンをクリックしたときにも同じになります。

 この設定は「仕分けルールと通知の管理」の機能を使って次のように行います。

 アウトルックの[ファイル]タブを開きます。左の欄で[情報]を選択し、右の欄の[仕分けルールと通知の管理]をクリックします。

「仕分けルールと通知の管理」を開く

「仕分けルールと通知」画面になるので、[新しい仕分けルール]をクリックします。

[新しい仕分けルール]をクリック

「自動仕分けウィザード」画面になるので、[送信メッセージにルールを適用する]を選択して[次へ]をクリックします。

送信メッセージにルールを適用する

 次に「条件を指定してください」という画面になります。ここでは、何も選択せずに[次へ]をクリックします。条件を指定しないことですべての送信メールが対象になります。

「この仕分けルールはすべての(送信メッセージ)に適用されます。よろしいですか?」と表示されるので、[はい]をクリックしてください。

何も選択せず[次へ]

「メッセージに対する処理を選択してください」のステップ1の一覧で[指定した時間 分後に配信する]をクリックして選択します。ステップ2の欄で[指定した時間]という文字をクリックします。

配信時間を指定する設定を選ぶ

「配信時間の指定」画面が表示されます。配信が「1分後」になっているので、そのまま[OK]をクリックします。

1分後に配信

 元の画面に戻るので[次へ]をクリックします。「例外条件を選択します」の画面になるので、ステップ1の欄で例外とする条件を指定するために[[件名]に特定の文字が含まれる場合を除く]を選びます。

 ステップ2の欄で[特定の文字]という文字をクリックします。

ルールに例外を設ける

「[件名]に含まれる文字」の欄に全角の空白を3つ入力して[追加]をクリックします。同様に半角の空白も3つ追加しました。図は「●」も追加しているところです。追加が終わったら[OK]をクリックして画面を閉じます。

例外にするための文字を指定

「自動仕分けウィザード」の画面に戻るので[次へ]をクリックします。

「仕分けルールの名前を指定してください」の欄に名前を入力します。[完了]をクリックすると、このルールの実行についての確認画面になるので[OK]をクリックします。「仕分けルールと通知」の画面に戻ったら、[OK]をクリックします。

ルールに名前を付けて完成!

 これで、メールが1分後に送信されるようになります。1分間は送信トレイに保存されているので、「しまった!」と思ったら送信トレイから出せばミスを防げます。

 とはいえ、時には会議中に「至急、この最新のファイルを送ってください!」といわれることもあります。そんなときに「1分したら送信されますので」とノンビリ答えるわけにはいきません。このようなケースで威力を発揮するのが例外の設定です。

 即座に送信したいメールでは、図のように件名に全角または半角の空白を3つ、あるいは「●」を入れておけば、[Ctrl]+[Enter]を押すと、すぐに送信できます。

 ぜひ、本動画を活用して、この方法をマスターしてください。

「ショートカットキー」キーボード早見表
『アウトルック最速仕事術』巻頭付録「ショートカットキー」キーボード早見表
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★著者インタビュー「だから、この本。」★
第1回 オフィスワーカー全員が「脱マウス」すれば、日本の生産性は急上昇する
第2回 なぜ、よく使うショートカットキーは“キーボードの左側”に集約されているのか?
第3回 エクセルで発覚! 仕事が「できる人」と「できない人」を隔てる決定的な差とは?
第4回 “Ctrl”や“Shift”ってそういう意味だったのか! 話題の「ショートカットキー記憶術」が抜群に役に立つ理由