仕事で毎日使うのに、誰も教えてくれない「メールの文章術」。返信・アポ取り・依頼・催促・お詫び・感謝など、文面に迷うシーンは多々あります。そこで、本稿では『気のきいた短いメールが書ける本』より、一部を抜粋・編集して紹介します。(構成/根本隼)

メールでうっかり使うと恥をかく「絶対NGなフレーズ」とは?Photo:Adobe Stock

うっかり使うと恥をかくNGフレーズは?

 社外の人に対して、社内のほかの者が間違えたと弁解するのは×。組織全体の責任としてお詫びします。

お詫びのメールで「人のせい」は絶対ダメ
× 経理の者が間違えたようです。
 こちらのミスでした。

書類のミスはなるべく早く連絡

 相手が確認したり検討したりする書類に間違いがあった場合には、なるべく早く連絡します。確認や検討が終わったあとに訂正がくると、二度手間になってしまうからです。事の重大さによっては、すぐに電話をかけて、待ってもらうようにお願いします。

★気のきいた短いメール例
○○社の田中です。
お世話になっております。

実は、さきほどお送りしたお見積書において、
配管に関する費用が欠落していることがわかりました。

現在、正しい見積書を作成しておりますので、少しお待ちください。

ご迷惑をおかけし、たいへん申し訳ありません。どうぞよろしくお願い申し上げます。

お詫びの気持ちが伝わるフレーズ集

本日、メールマガジン1月号が誤って2回発信されました。
ご迷惑をおかけ致しましたことを深くお詫び申し上げます。

広く顧客などに詫びる場合には、このフレーズが最もよくつかわれます。

現在、システム障害のため、ご注文ページにアクセスができなくなっております。
ご不便をおかけし、誠に申し訳ございません。
参加者名簿のお名前に一部間違いがありました。
たいへん失礼を致しました。心よりお詫び申し上げます。

「深くお詫び致します」「深謝致します」「衷心よりお詫び申し上げます」などの言い方があります。

こちらの誤りであったことが判明致しました。
誠に申し訳ありませんでした。
こちらの手違いでご迷惑をおかけすることになり、
申し訳ありませんでした。

連絡ミス、手配ミスなどのお詫び。

ご連絡をいただなかったというのは私の勘違いでした。
度重なる失礼にお詫びの言葉もございません。

→行き違いの原因が自分にあったのに勘違いで相手の責任にしてしまった場合など、深くお詫びしたいとき

今後はこのようなことのないよう、二重三重の確認を致します。

今後はこのような過ちを二度と繰り返すことのないよう
細心の注意をしてまいる所存ですので、
なにとぞよろしくお願い致します。

→大きなミス、度重なるミスの場合には、お詫びのメールの最後に、ミスを繰り返さない約束を書きます。

(本稿は、『気のきいた短いメールが書ける本』より一部を抜粋・編集しました)