「相手に失礼のない丁寧なメール」を送ろうと頑張っていたら、たった1通のメールにすごく時間をかけてしまった…。だれしも、こんな経験があるのではないだろうか？ そんな人におすすめなのが、『気のきいた短いメールが書ける本』だ。返信・アポ・お詫び・感謝・依頼・催促など、あらゆるシーンへのベストメールが掲載されている。メールで悩んだときに、本書で調べるだけでサッと解決できる便利な1冊だ。本連載では、本書のエッセンスの一部をお伝えしていく。
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お誘いを断るとき、どう伝えればいい？
うれしいお誘いも、うれしくないお誘いも、相手の気持ちを損ねないよう断るのは難しいもの。
こんなときに相手に送りたい「気のきいた短いメール」の文例はこちらです。
鈴木です。
お世話になっております。
勉強会へのお誘い、ありがとうございました。
ちょうど関心をもっていたテーマなのですが、あいにくその日は先約があり、ご一緒できません。とても残念です。
これにこりず、
またお誘いいただければと思っております。
今後ともよろしくお願い致します。
年齢も近い相手から軽く誘われた程度であれば、お詫びの言葉などは入れず、このように軽く返したほうがかえって相手も「ふられた感」が少なくてすみます。
「断るとき」にはこんなフレーズが便利!!
その日は出張が入っており参加できません。
→「せっかくのお誘いですが」とも言います。
→「みなさんとお目にかかれるまたとない機会でしたのに」「○○についてお話をうかがえるまたとない機会でしたのに」などのバリュエーションがあります。
→誘ってくれた相手の気持ちを大切にしたいときは、こちらも残念な気持ちを少し大げさに表現します。
→「所用のため」とは、「（もろもろの）用事があるため」という意味。
→いったんOKしていたのに、急に行けなくなってしまったときは、お詫びを書きます。
→まったく関心のないことに誘われて困っているような場合は、はっきり断りましょう。
メールで悩んでいるすべての人へ
マナーや言葉づかいは、時代とともに変化していきます。
今はどこからどこまでが許容範囲なのかという全体を視野に入れ、国語の基本をふまえて判断することが必要です。
拙著『気のきいた短いメールが書ける本』でメール表現の豊かな選択肢を手に入れ、つかいこなしていけば、メール仕事はもっと自由で快適なものになるでしょう。
本来、マナーは思いやりであり、言葉はつかう人たちがつくりかえていくものです。
それぞれが相手を思いやり、互いに気持ちのよい言葉やマナーを選択していくことが、これからのよき仕事の文化をつくっていくのだと私は考えています。
本書を活用して最短の解決を
『気のきいた短いメールが書ける本』はメール仕事をサポートするために、次のように構成しました。
第1部 気のきいたメール仕事 15のポイント
メール仕事をサクサク進めるためのコツから、基本的なメールマナー、メールソフトの機能活用方法まで、まず理解しておきたい15の事柄を示しました。
第2部 この場面ではこう書く！ 気のきいた短いメール術
よくある場面別の【3段階文例】＋【プラス表現】。本書メインの内容です。
＜最短メール＞＜気のきいた短いメール＞＜ていねいメール＞という、3段階のバリエーションと、関連する言い換え＆プラスαの表現のフレーズ集を豊かに例示し、自分らしい表現を見つけられるように構成しました。
第3部 これだけはおさえたい！ 気のきいた敬語マナー
礼儀正しく慇懃無礼にならない、ほどよい敬語をつかうための9つのFAQで、正しい知識とボキャブラリが手に入ります。
【巻末】メールの書き出しでつかえる季節の言葉のフレーズ集
「いつもお世話になっています」以外に、距離を縮めるひとことがほしいときのフレーズ集。
【巻末】よくある疑問さくいん
目次では見つけられなかった疑問を解決するためのさくいん。
仕事で使えるテクニックを凝縮しました。ぜひ、「短くても失礼のないメール術」を皆さんの仕事に取り入れてみてください。
