「相手に失礼のない丁寧なメール」を送ろうと頑張っていたら、たった1通のメールにすごく時間をかけてしまった…。だれしも、こんな経験があるのではないだろうか？ そんな人におすすめなのが、『気のきいた短いメールが書ける本』だ。返信・アポ・お詫び・感謝・依頼・催促など、あらゆるシーンへのベストメールが掲載されている。メールで悩んだときに、本書で調べるだけでサッと解決できる便利な1冊だ。本連載では、本書のエッセンスの一部をお伝えしていく。
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「困ったとき」はどう伝えるのがベスト？
困りごとがあって目上の人などに相談したいとき、「しょうがない。助けてやるか」と思ってもらえる頼み方は…。
○○社の佐藤です。
いつもお世話になっております。
実は、つかぬことでご相談があり、
メールを書いております。
来週、山田さんもご存じの
○○懇親会に初めて参加します。
私はこのような社交の場を経験したことがなく、
何を着ていけばいいのかわからず、
困っております。
黒っぽいスーツでは場違いな気がしますが、
パーティドレスもおかしいように思います。
お忙しいところ、こんなメールで申し訳ありません。
お知恵をお貸しいただけましたら、助かります。
どうかよろしくお願い致します。
仕事でつきあいのある年上の相手に相談する場合の書き方。相手との距離によっては、敬語のグレードを調整します。
相手の心証が気になるような込み入った相談ごとは、メールよりも電話や面談のほうがよい場合もありますが、電話連絡がとりにくい、話しにくいという場合は、メールで打診してみましょう。
「困ったとき」にはこんなフレーズが便利!!
ご連絡致しました。
→名前を書いて、相手の経験や知識を頼りにしていることを表現します。
→「お忙しいところ恐縮ですが」とつけるとていねいです。
実はたいへん困っていることがあり、
一度またご相談に乗っていただけないかと思っております。
→どうしても相談したいときは、困り具合の深刻さを表現します。
→プライベートな相談をしたいとき。
途方にくれております。
→SOSを出されると、助けたくなるものです。
お力をお貸しいただけないでしょうか。
→解決を支援してほしいときの書き方。
→自分の考えややり方が間違っていたら指導してほしいとき。忠告も受け入れる姿勢をもっていたほうが、相手も相談に乗りやすいはずです。
→相談に乗ってほしいというのは、一方的なお願いになりがちです。最後にこの一言を書いて「どうかよろしくお願い致します」と結ぶと、切実さが伝わります。
メールで悩んでいるすべての人へ
マナーや言葉づかいは、時代とともに変化していきます。
今はどこからどこまでが許容範囲なのかという全体を視野に入れ、国語の基本をふまえて判断することが必要です。
拙著『気のきいた短いメールが書ける本』でメール表現の豊かな選択肢を手に入れ、つかいこなしていけば、メール仕事はもっと自由で快適なものになるでしょう。
本来、マナーは思いやりであり、言葉はつかう人たちがつくりかえていくものです。
それぞれが相手を思いやり、互いに気持ちのよい言葉やマナーを選択していくことが、これからのよき仕事の文化をつくっていくのだと私は考えています。
本書を活用して最短の解決を
『気のきいた短いメールが書ける本』はメール仕事をサポートするために、次のように構成しました。
第1部 気のきいたメール仕事 15のポイント
メール仕事をサクサク進めるためのコツから、基本的なメールマナー、メールソフトの機能活用方法まで、まず理解しておきたい15の事柄を示しました。
第2部 この場面ではこう書く！ 気のきいた短いメール術
よくある場面別の【3段階文例】＋【プラス表現】。本書メインの内容です。
＜最短メール＞＜気のきいた短いメール＞＜ていねいメール＞という、3段階のバリエーションと、関連する言い換え＆プラスαの表現のフレーズ集を豊かに例示し、自分らしい表現を見つけられるように構成しました。
第3部 これだけはおさえたい！ 気のきいた敬語マナー
礼儀正しく慇懃無礼にならない、ほどよい敬語をつかうための9つのFAQで、正しい知識とボキャブラリが手に入ります。
【巻末】メールの書き出しでつかえる季節の言葉のフレーズ集
「いつもお世話になっています」以外に、距離を縮めるひとことがほしいときのフレーズ集。
【巻末】よくある疑問さくいん
目次では見つけられなかった疑問を解決するためのさくいん。
仕事で使えるテクニックを凝縮しました。ぜひ、「短くても失礼のないメール術」を皆さんの仕事に取り入れてみてください。
