Google Workspace の始め方

　Google Workspace の導入は、以下の手順で行います。

  1. Google Workspace の公式サイトにアクセスし、無料トライアルを開始します。
  2. トライアル開始後、お持ちのドメインを使用して Google Workspace を設定します。
  3. ユーザー（従業員やメンバー）を追加します。
  4. 必要に応じて各種設定を行い、Google Workspace の全てのサービスを活用できるようにします。

Google の組織活用を成功させるコツとは？

　さて、Google Workspace を始めるにあたって重要なのが、組織としてのアカウントの取り扱い方です。現状では、組織内で一つのアカウントを使い回すのが常態化しているかもしれません。しかし、実はこの使い方ではセキュリティに問題があるばかりか、せっかくの利便性も半減します。

　クラウド時代の新常識は、一人1つのアカウントを全社員に付与することです。

　安全性と利便性を両立し、生産性を劇的に向上させることが可能となります。

　コストはかかりますが、自動車に1台1台保険をかけるのと同じです。

　次に、組織として Google アカウントの10X活用を成功させる秘訣をご紹介します。

　ポイントは、以下の3つです。順番に進めていきましょう。

  1. まず10X目標を立て、全社で共有します。情報共有に関連する現状の課題を書き出し、1年後、3年後までに何をどの程度解決させるのか、具体的に言語化します。続いて「理想の未来」から逆算した成功のプロセスを3ヶ月毎に設定します。
  2. 次に社内でデジタルツールをどう使えば良いのかを学び、実践する推進リーダー（10Xリーダー）を決めましょう。部署ごとに1名を任命すると加速します。
  3. 最後は、デジタルツールを使う際の組織のルールについてです。最初は10Xリーダーが決め、3ヶ月毎に全社員で見直していくと決めると良いでしょう。

　個人で使うのと異なり、組織で10X活用を成功させるには、まず全員にビジョン（どうなりたいのかという具体的なイメージ）を示す必要があります。そして、そのビジョンを誰がいつどのように達成するのかを決め、共有することが重要です。また、実際に運用が始まると、使い始める前には想定していなかったいろいろな問題が発見されます。これを乗り越えるためのリーダーの任命と柔軟なルール決めが成否を分けるのです。

　例えば、Google チャットでの情報共有は非常に便利ですが、誰がいつ見たのか、あるいは見ていないのかがわかりません。そこで、確認したら必ず絵文字でリアクションする、などの細かいルールを現場のメンバー間で決めておくわけです。

　こうしたルールを関係者全員で周知徹底することで、情報共有のスピードと頻度が上がり、ストレスが激減します。これが組織全体の生産性を劇的に向上させる要素となります。そして、こういった問題にいち早く気づき、対応する現場のリーダーがいるかいないかでDX推進スピードがまったく変わってきます。