「今日も仕事が、終わらなかった…!!」
毎日「また終わらなかった…」を繰り返して、うんざりしたり、落ち込んだりしていないだろうか。「量が多すぎて残業ばかり」「要領が悪い」「やりたいことができない」など、悩みは根深いのではないだろうか。
「その原因は3つの“隠れたムダ”です」ータスク管理オタクで、ダンドリ磨いて30年超のエキスパート・萩原雅裕さんはこう語る。今回は書籍『「今日も仕事が終わらなかった」はなぜ起きるのか？ 仕事が3倍速くなる計画・実行・中断の技術』の中から、「仕事を終わらせるコツ」を紹介する。
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「とりあえずやってみろ」は間違い
ビジネス経験が豊富な人ほど
・「考える前にまず手を動かせ」
・「とりあえずやってみろ」
アドバイスする傾向にあります。「何が起きるかはやってみないとわからないから、まずは手を動かせ」という趣旨のアドバイスでしょう。
しかし結論から言うと、それでは仕事に「隠れたムダ」が発生します。その隠れたムダとは”手戻り”。「とりあえず手を動かす」と、必ず手戻りが生じてしまうのです。
今回は仕事をムダなく終わらせるための「終わる計画を作る」＝計画モードの使い方を紹介します。
ゴールを確認しないと仕事は「やり直し」になる
仕事を終わらせるためには、計画モードで「終わる計画を作る」ことが必須です。そのためには①ゴールの場所②ゴールまでの道筋の2つを確認する必要があります。
マラソンで言えば、ゴールの場所と、そこまでのルートを確認してからでないと、完走したことにはなりませんよね。仕事もこれと同じです。とりあえず作業したからと言って、その成果物が使えるものになるとは限りません。テキストベタ打ちで作った資料が、「実はパワーポイントでまとめて欲しかった」などのような悲劇が起きてしまいます。
できる人は「すでにゴールが見えている」
仕事ができる人は、本当に「走りながら考えている」わけではありません。例外なく「計画モード」に相当する部分をすばやく終えているのです。すでに「仕事を分解」できていて、さらに「脳内でのリハーサル」も成功している状態。頭の中ではゴールまでたどり着けていて、道筋も見えているのです。
ですから言ってみれば、その人たちの頭の中では、
→「（できるのは知ってるから）とりあえずやってみろ」
という意味になっています。
経験の浅い部下が上司のこの言葉を真に受けて「とりあえず」やってみても、すぐに行き詰まってしまいます。
だからこそ、最初のうちは仕事の分解は部下に任せるのではなく、しっかりとタスクとして書き出すなどで伝えなければいけません。そして、わからないところは質問したり相談したり、経験者に書いてもらったり……といったプロセスを経て、部下が「これなら自分でもゴールまでたどり着ける」と思えるような道筋を描けるよう、サポートすればいいのです。
（本記事は『「今日も仕事が終わらなかった」はなぜ起きるのか？ 仕事が3倍速くなる計画・実行・中断の技術』の一部を編集・調整・加筆した原稿です）
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本書の内容
☆★仕事が3倍速くなる【計画・実行・中断】の技術★☆
◎隠れたムダ① 手戻りをなくす
→「計画モード」で終わる計画を作る
（脳内リハーサルで「あとはやるだけ状態」に）
◎隠れたムダ② 切り替えをなくす
→「実行モード」で迷わず手を動かす
（超集中で「頭のいい自分」を引き出す）
◎隠れたムダ③ 一度やったことを忘れる
→「中断モード」で思い出す時間をゼロにする
（引き継ぎで「頭のいい自分」をリロードする）
＋
究極の進化系「●●モード」で
仕事が10倍速くなる。
ー
『「今日も仕事が終わらなかった」はなぜ起きるのか？ 仕事が3倍速くなる計画・実行・中断の技術』萩原雅裕・著（ダイヤモンド社）
