ただ「量が多いから」ではない…仕事が終わらない人が見落としている“隠れたムダ”の正体

「今日も仕事が、終わらなかった…!!」
毎日「また終わらなかった…」を繰り返して、うんざりしたり、落ち込んだりしていないだろうか。「量が多すぎて残業ばかり」「要領が悪い」「やりたいことができない」など、悩みは根深いのではないだろうか。
「その原因は3つの“隠れたムダ”です」ータスク管理オタクで、ダンドリ磨いて30年超のエキスパート・萩原雅裕さんはこう語る。今回は書籍『「今日も仕事が終わらなかった」はなぜ起きるのか？仕事が3倍速くなる計画・実行・中断の技術』の中から、「仕事を終わらせるコツ」を紹介する。

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「量が多いから」ではない本当の理由

例えば、今

・A社への提案書を作る

というタスクがあるとします。しかしこれでは、仕事の量が正確にわかりません。そこで、「アクション動詞」で分解してみましょう。

1．標準の提案書をコピペする
2．表紙の顧客名をA社に変更し、日付を10月28日に変更する
3．最新の製品情報を製品部から入手し、更新する
4．A社向けにカスタマイズした提案を技術部に作ってもらう
5．見積もり金額について上司の承認を得る

「仕事が増えた」と感じる人もいるでしょう。ですが、それは誤解です。ここでひとつ重要なことをお伝えします。それは、タスクを書き出していなかったとしても、どっちみちあなたはその量の仕事をやる予定だった、という事実です。

仕事量を正確に把握するために

タスクを細かく書き出したからといって、抱えている仕事の量が変わるわけではありません。仕事の量は、書き出しても書き出さなくても同じです。

計画モードで仕事を分解し始めると、これまでは意識していなかったこと、言語化していなかった仕事が、タスクとして目で見えるようになります。これは仕事量が増えたわけではありません。単に、事前にその仕事量が明らかになっていなかっただけ、あなたはもともとこの量の仕事をする予定で、それが見える化されただけです。つまり、「思っていたより多くの仕事を抱えていたことが明らかになった」わけです。

仕事が終わらないのは、量が多いからではありません。厳密に言えば、「自分の仕事量を適正に把握できていないため」です。もし適正に把握できていれば、事前に人に頼んだり、期限を遅らせてもらったりできます。それができないのは、仕事量の見積もりが甘いからです。

そして、「終わる計画」を立てるために、「アクション動詞でタスクを分解する」は有効なのです。

（本記事は『「今日も仕事が終わらなかった」はなぜ起きるのか？仕事が3倍速くなる計画・実行・中断の技術』の一部を編集・調整・加筆した原稿です）

「量が多いから」ではない本当の理由

仕事量を正確に把握するために

本書の内容