「今日も仕事が、終わらなかった…!!」
毎日「また終わらなかった…」を繰り返して、うんざりしたり、落ち込んだりしていないだろうか。「量が多すぎて残業ばかり」「要領が悪い」「やりたいことができない」など、悩みは根深いのではないだろうか。
「その原因は3つの“隠れたムダ”です」ータスク管理オタクで、ダンドリ磨いて30年超のエキスパート・萩原雅裕さんはこう語る。今回は書籍『「今日も仕事が終わらなかった」はなぜ起きるのか？ 仕事が3倍速くなる計画・実行・中断の技術』の中から、「仕事が終わらせる人のコツ」を紹介する。
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「隠れたムダ」を減らそう
仕事が終わらない人は、手を動かす速度が遅いのではありません。手を動かす速度自体は、仕事がデキる人も、そうでない人も大差はありません。
それよりも重要なことがあります。それは仕事上の「隠れたムダ」がどれほど少ないか？ということです。
仕事が遅い人は、たいていこの「隠れたムダ」に気づいていません。
今回はその中でも、「集中力のムダ」＝実行中に現れるムダの代表格について紹介します。この隠れたムダをなくすだけで、あなたの仕事はきっと前より格段に速くなるはずです。
「ポップアップ通知」をオフにする
まずは一番簡単で即効性があるのが、「通知」を止めることです。人間は、周囲の変化に敏感に反応するようにできていますから、余計な通知が見える・鳴る状況では、簡単に集中が途切れてしまいます。生物は、周囲の環境変化を危険の兆候と捉えます。ですから、変化が生じたらそちらに意識を向けるのは当然なのです。
周囲の変化はなるべく減らす。自分でコントロールできる「通知」はできるかぎりオフにしておきましょう。集中する仕組みを整えるなら、重要なリマインダー以外はすべて通知を消すのは当然と思ってください。
例えば、PCの画面で考えてみましょう。新着メールがパソコンの右下に表示されるポップアップ機能や、チャット着信の音声通知などは、すぐに無効にすべき代表格です。「自分、仕事ができないかも…」と嘆いている人は、まずはこのポップアップ機能をオフにしてください。
突然の通知に時間を割いてはいけない
みなさんは普段使っているスマホ、パソコン、タブレットなどの通知設定をどれくらいコントロールしているでしょうか？
あなたが貴重な時間を割くべきなのは、事前に計画モードで作ったタスクです。突然の通知とともにやってくるタスクではありません。仕事を進めたいなら、重要度の低いメールやチャットの通知に気を取られている場合ではないのです。
自分の周りのすべての音が鳴らないようにし、作ったタスク以外が目に入らないように徹底しましょう。なんなら、固定電話やインターホンも止めてしまいましょう。止めるのが難しい場合は、電話受付代行サービスや置き配サービスなどを利用すれば割り込みを減らせます。「部屋にこもる」など、外部からの割り込みを防ぐ工夫をするのも効果的です。
こうして「集中できる環境」を整えてから、計画モードで作ったタスクに取り掛かり、実行していくのです。
（本記事は『「今日も仕事が終わらなかった」はなぜ起きるのか？ 仕事が3倍速くなる計画・実行・中断の技術』に編集・調整し、一部特別に書き下ろした原稿です）
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毎日思い通りに仕事が終わる！
本書の内容
☆★仕事が3倍速くなる【計画・実行・中断】の技術★☆
◎隠れたムダ① 手戻りをなくす
→「計画モード」で終わる計画を作る
（脳内リハーサルで「あとはやるだけ状態」に）
◎隠れたムダ② 切り替えをなくす
→「実行モード」で迷わず手を動かす
（超集中で「頭のいい自分」を引き出す）
◎隠れたムダ③ 一度やったことを忘れる
→「中断モード」で思い出す時間をゼロにする
（引き継ぎで「頭のいい自分」をリロードする）
＋
究極の進化系「●●モード」で
仕事が10倍速くなる。
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『「今日も仕事が終わらなかった」はなぜ起きるのか？ 仕事が3倍速くなる計画・実行・中断の技術』萩原雅裕・著（ダイヤモンド社）
