「今日も仕事が、終わらなかった…!!」
毎日「また終わらなかった…」を繰り返して、うんざりしたり、落ち込んだりしていないだろうか。「量が多すぎて残業ばかり」「要領が悪い」「やりたいことができない」など、悩みは根深いのではないだろうか。
「その原因は3つの“隠れたムダ”です」ータスク管理オタクで、ダンドリ磨いて30年超のエキスパート・萩原雅裕さんはこう語る。今回は書籍『「今日も仕事が終わらなかった」はなぜ起きるのか？ 仕事が3倍速くなる計画・実行・中断の技術』の中から、「仕事が終わらせる人のコツ」を紹介する。
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仕事が速い人の「すごいタスク管理」
みなさんは、「タスク管理」どのようにされていますか？
「カレンダーに入れる」「付箋を貼る」「手帳に書き込む」など、様々な方法がありますよね。
でも、身の回りにいる「仕事が速い人」「仕事ができる人」は、一体どのようにTodoリストを管理しているのか、気になるという人も多いのではないかと思います。
実は、仕事が速い人は、Todoリストを書く時に、「あるコツ」を使っています。
これだけで、同じTodoリストでも、効果が変わり、仕事が速くなるのです。
今回は仕事が速くなる「計画・実行・中断の技術」の中から、「アクション動詞」でうまく「中断する」技術について紹介しましょう。
アクション動詞で「中断」する
そもそもTodoリストを書く時に、みなさんは「書き方」を意識しているでしょうか。きっと、あまり意識せず「とりあえず忘れないように」と、書き残していると思います。
仕事が速い人は、ただ書くだけではありません。「アクション動詞」で書くのです。
アクション動詞とは何か。それは、「実際にどう手を動かすか？」を表す動詞のことです。
たとえば、「A社に連絡」というタスクがあるとしましょう。
仕事が速い人は、このようには書きません。これでは、「どう手を動かすのか？」があいまいだからです。
では、どう書き換えるのでしょうか。
・「A社に連絡」
↓
・「A社の田中さんに、メールを送る」
このように書き換えます。
「考えずに動ける」メモにする
「大した違いはないのでは？」
と思った方もいるかもしれませんね。しかし、実はこれだけで大きな違いがあります。それは「何をするか思い出さずに、手を動かせるようになる」のです。
私たちの仕事は、切り替えと中断の連続です。作業Aから、作業Bへ。BからCへ。Cの最中で誰かに話しかけられて……と、ひとつづきに一つの作業に集中できる時間はなかなか取れません。
そのため、漠然としたTodoリストにしておくと、見た瞬間に「あれ、これはなんだったっけ？」と、迷いが生じてしまいます。少し考えたらわかることでも、「考える」ためには大きなパワーを消費します。そのため、何をすればいいかハッキリしていないと、先延ばしにしてしまうのです。
だからこそ、「アクション動詞」で中断をしておきます。考えなくても、見ただけで手が動く＝「考えずに動ける」ように、将来の自分宛てにメモを書いておくのです。
たった数文字変えるだけですが、大きな効果を実感できるはずです。さっそく今日のTodoリストから、見直してみてください。
（本記事は『「今日も仕事が終わらなかった」はなぜ起きるのか？ 仕事が3倍速くなる計画・実行・中断の技術』に編集・調整し、一部特別に書き下ろした原稿です）
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毎日思い通りに仕事が終わる！
本書の内容
☆★仕事が3倍速くなる【計画・実行・中断】の技術★☆
◎隠れたムダ① 手戻りをなくす
→「計画モード」で終わる計画を作る
（脳内リハーサルで「あとはやるだけ状態」に）
◎隠れたムダ② 切り替えをなくす
→「実行モード」で迷わず手を動かす
（超集中で「頭のいい自分」を引き出す）
◎隠れたムダ③ 一度やったことを忘れる
→「中断モード」で思い出す時間をゼロにする
（引き継ぎで「頭のいい自分」をリロードする）
＋
究極の進化系「●●モード」で
仕事が10倍速くなる。
ー
『「今日も仕事が終わらなかった」はなぜ起きるのか？ 仕事が3倍速くなる計画・実行・中断の技術』萩原雅裕・著（ダイヤモンド社）
