「今日も仕事が、終わらなかった…!!」
毎日「また終わらなかった…」を繰り返して、うんざりしたり、落ち込んだりしていないだろうか。「量が多すぎて残業ばかり」「要領が悪い」「やりたいことができない」など、悩みは根深いのではないだろうか。
「その原因は3つの“隠れたムダ”です」ータスク管理オタクで、ダンドリ磨いて30年超のエキスパート・萩原雅裕さんはこう語る。今回は書籍『「今日も仕事が終わらなかった」はなぜ起きるのか？ 仕事が3倍速くなる計画・実行・中断の技術』の中から、「仕事を終わらせる人のコツ」を紹介する。
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「仕事が終わらない」原因
「毎日残業ばかりしている」
そう感じている人は、もしかすると多いのではないでしょうか。
「仕事量が多い」「急な対応が多い」「自分の要領が悪い」など、思い当たる原因はさまざまかもしれません。
しかし実は、思った通りに仕事が終わらない原因はそれだけではありません。私はコンサル・外資を経験し、30年超にわたって「タスク管理オタク」としてダンドリを研究してきました。
そこで気づいたのです。仕事が思った通りに終わらない原因、それは「隠れたムダ」だと。
今回はその隠れたムダのうち、残業の要因になる「量の問題」を解決する「計画の技術」を紹介していきましょう。
「量が多い」だけではない
そもそも仕事量が多いと、作業時間は長く必要になってしまいます。ではここで質問です。みなさんはその仕事量を、どうやって把握しているでしょうか？
きっと、「Todoリストを書いている」という人は多いでしょう。もしかすると「とりあえず手についたものからやっている」という人も多いかもしれません。
もしその場合は、そこに原因があります。なぜなら、あなたが残業をしている理由は
・「計画」が甘い
もしくは
・「終わらない計画」になっている
からかもしれないのです。
「目の前の作業に着手する」＝いつ終わるかわかっていない
仕事をうまく進められない人は、すぐに作業に着手しがちです。目の前の作業はイメージできるので、すぐに着手して、あとの作業については「そのときになったら考えればいい」と思ってしまうのです。それでは終わる計画がないままにスタートしていることになってしまいます。
つまり「やってみたけど終わらなかった」というのは、「そもそもわかっていないにもかかわらず、手を動かし始めてしまった」「終わり時間を適当に見積もってしまった」のほうが、実態に近いのです。
すなわち「いつ終わるかちゃんとわかっていなかったのに、計画として決めてしまった」。そしてその「適当な見積もり」がいつの間にか「計画」になってしまったのです。
適当な見積もりも人に伝えたら「期限」
どれほど適当な見積もりでも、上司やお客さんに伝えていれば、それは「期限」になります。そうすれば、最後の最後で帳尻を合わせるために残業せざるを得なくなります。こうして、毎日残業になってしまっているのではないでしょうか（かく言う私も、何度も長時間労働で帳尻を合わせて来た身ですが）。
何よりまずは「終わる計画を立てる」。これにより仕事量を把握するからこそ、適切な期限を定めて働くことができます。「計画の技術」では、どうすれば「終わらない計画」から脱却して、「終わる計画」を作れるのかを見ていきましょう。
（本記事は『「今日も仕事が終わらなかった」はなぜ起きるのか？ 仕事が3倍速くなる計画・実行・中断の技術』に編集・調整し、一部特別に書き下ろした原稿です）
＼計画・実行・中断の技術で／
毎日思い通りに仕事が終わる！
本書の内容
☆★仕事が3倍速くなる【計画・実行・中断】の技術★☆
◎隠れたムダ① 手戻りをなくす
→「計画モード」で終わる計画を作る
（脳内リハーサルで「あとはやるだけ状態」に）
◎隠れたムダ② 切り替えをなくす
→「実行モード」で迷わず手を動かす
（超集中で「頭のいい自分」を引き出す）
◎隠れたムダ③ 一度やったことを忘れる
→「中断モード」で思い出す時間をゼロにする
（引き継ぎで「頭のいい自分」をリロードする）
＋
究極の進化系「●●モード」で
仕事が10倍速くなる。
ー
『「今日も仕事が終わらなかった」はなぜ起きるのか？ 仕事が3倍速くなる計画・実行・中断の技術』萩原雅裕・著（ダイヤモンド社）
