また残業…いつも仕事が後ろ倒しになる人の特徴・ワースト1

「今日も仕事が、終わらなかった…!!」
毎日「また終わらなかった…」を繰り返して、うんざりしたり、落ち込んだりしていないだろうか。「量が多すぎて残業ばかり」「要領が悪い」「やりたいことができない」など、悩みは根深いのではないだろうか。
「その原因は3つの“隠れたムダ”です」ータスク管理オタクで、ダンドリ磨いて30年超のエキスパート・萩原雅裕さんはこう語る。今回は書籍『「今日も仕事が終わらなかった」はなぜ起きるのか？仕事が3倍速くなる計画・実行・中断の技術』の中から、「仕事を終わらせる人のコツ」を紹介する。

仕事が後ろ倒しになる原因

「今日も仕事が終わらなかった……」

そうして毎日、仕事を後ろ倒しにしてしまってはいないでしょうか。

「量が多すぎてしょうがない」と思っている人も多いかもしれませんが、仕事の「後ろ倒し」と量が多いことは関係ありません。後ろ倒しが起きるのは、「仕事の量を正しく見積もれていないこと」が原因です。正しく計画を見積もれていれば、仕事が何日に終わるかはっきりしているはずですから。

つまり、仕事が後ろ倒しになるのは、あなたの「計画」に問題があるわけです。

では、仕事の量はどうやって見積もればよいのでしょうか。今回は書籍の中から、「仕事の量を見積もる」ための「終わる計画を作る“計画の技術”」について、紹介していきましょう。

「アクション動詞」で計画を作る

では、どうやって正しい「計画」を作るのか。ダンドリを30年以上磨いてきた私がたどり着いたのが、「アクション動詞」でメモを書くということです。

今もし手元に「作業メモ」や「ToDoリスト」があったら、その内容を見てみてください。

もし、こんなふうになっていたら要注意です。

ToDoリスト
・「提案書作成」

たしかに、やるべきことは書いてあります。ですがこれは、「いざ取りかかろうとするとなかなか取りかかれない」ToDoリストの代表例です。

たとえば「提案書作成」。これを見るとまず思うのは「どこから始めればいいんだっけ？」ですね。もしかすると「どの提案書だっけ？」かもしれません。そうして迷ってしまいます。

この一瞬の迷いが致命的です。

仕事が忙しい時だと、パッと手が動かないだけで「後回し」にしてしまうからです。「考えないとよくわからないメモ」は、それだけで、作業に取りかかれない要因になってしまいます。内容が何なのか、時間が何なのかわからないタスクより、「とりあえずできること」に飛びついてしまうのが人間だからです。そうして、また明日も同じToDoがリストに残っている……なんてことになりかねません。