「今日も仕事が、終わらなかった…!!」
毎日「また終わらなかった…」を繰り返して、うんざりしたり、落ち込んだりしていないだろうか。「量が多すぎて残業ばかり」「要領が悪い」「やりたいことができない」など、悩みは根深いのではないだろうか。
「その原因は3つの“隠れたムダ”です」ータスク管理オタクで、ダンドリ磨いて30年超のエキスパート・萩原雅裕さんはこう語る。今回は書籍『「今日も仕事が終わらなかった」はなぜ起きるのか？ 仕事が3倍速くなる計画・実行・中断の技術』の中から、「仕事を終わらせる人のコツ」を紹介する。
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「速くてミスのない人」の特徴
「あの人はどうしてあんなに、仕事が速いんだろう…」
そう思う人が、周りに1人や2人、いるのではないでしょうか。仕事が速い、しかもミスがない。
それに比べて自分は仕事も遅いし、ミスも多い……そう感じている人も多いかもしれません。
実は仕事が速い人は、ある業務でこっそり「手を抜いて」います。しかしそれによって、仕事全体の効率を高め、質も上げ、量も多くこなし、さらには職場の評価も上げているのです。
ではそれは何か。今回は「仕事が3倍速くなる計画・実行・中断の技術」の中から、迷わず手を動かす実行の技術について紹介していきましょう。
仕事ができる人は「切り替え」が少ない
「実行モード」は、迷わず手を動かす技術です。これは隠れたムダの2つ目「集中力のムダ」を生む原因である「切り替え」をなくす技術です。切り替えが生まれる要素を排除し、作業中の判断や選択を限りなくゼロに近づけ、迷わず手を動かすことで、仕事を進めます。
実は人間の脳は、そもそもマルチタスクができないことが明らかになっています。つまり、マルチタスクに見えていても、それはマルチタスクで進めている気分になっているだけ。実際はただの「シングルタスクの高速切り替え」状態なのです。これでは、何度も頭のスイッチを切り替えることに、大事な脳のキャパシティを使っていることになります。「切り替えていたら一日が終わった」なんてことにもなりかねません。
「メール即レス」をしないワケ
「考える」と「手を動かす」はまったく別の仕事です。ですから、仕事ができる人は大事な仕事があったら、それの仕事だけに集中します。
たとえば「計画を立てる」こと。きちんと目の前の仕事が「終わる計画」になっているかを確認して、脳内でリハーサルをする。提案書や企画書などの資料を作っているなら、「その資料を完成させる」こと。それだけに集中して、途中で切り替えが生じないようにしています。
代わりにやめているのが、「メール即レス」に代表される“切り替え”です。切り替えが生じてしまうと、スイッチを切り替える作業に貴重な頭の資源を使いますから、仕事が遅くなり、ミスも増えます。頭の中への割り込み・切り替えを減らすことが、仕事の質を上げて、成果も高めるための方法＝「迷わず手を進める実行の技術」のコツなのです。
（本記事は『「今日も仕事が終わらなかった」はなぜ起きるのか？ 仕事が3倍速くなる計画・実行・中断の技術』に編集・調整し、一部特別に書き下ろした原稿です）
＼計画・実行・中断の技術で／
毎日思い通りに仕事が終わる！
本書の内容
☆★仕事が3倍速くなる【計画・実行・中断】の技術★☆
◎隠れたムダ① 手戻りをなくす
→「計画モード」で終わる計画を作る
（脳内リハーサルで「あとはやるだけ状態」に）
◎隠れたムダ② 切り替えをなくす
→「実行モード」で迷わず手を動かす
（超集中で「頭のいい自分」を引き出す）
◎隠れたムダ③ 一度やったことを忘れる
→「中断モード」で思い出す時間をゼロにする
（引き継ぎで「頭のいい自分」をリロードする）
＋
究極の進化系「●●モード」で
仕事が10倍速くなる。
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『「今日も仕事が終わらなかった」はなぜ起きるのか？ 仕事が3倍速くなる計画・実行・中断の技術』萩原雅裕・著（ダイヤモンド社）
