「毎回ギリギリになる」「また締切を延ばすことになった」。職場に、なぜかいつも期限に遅れる人はいないでしょうか。本人もサボっているわけではなく、むしろ一生懸命やっている。それでも遅れてしまう。そんな困った人に共通する特徴とは？ 書籍『「今日も仕事が終わらなかった」はなぜ起きるのか？ 仕事が3倍速くなる計画・実行・中断の技術』から、期限に遅れる人の特徴を紹介します。
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期限に遅れる人ほど、すぐに手を動かす
仕事を頼まれたら、とりあえず着手する。「まず始めれば何とかなる」と考える人は少なくありません。
しかし、期限に遅れる人ほど、ゴールまでの道筋を確認しないまま走り出してしまいます。すると途中で、「この確認が必要だった」「先にあの人に依頼しておけばよかった」「この作業、思ったより時間がかかる」と次々に問題が出てきます。
つまり、遅れているのは作業が遅いからではなく、最初の計画に抜けがあるからです。
「脳内リハーサル」で前から順番に進める
仕事を始める前に必要な工程が見えていなければ、どれだけ早く着手しても、あとから手戻りや追加作業が発生してしまいます。
書籍『「今日も仕事が終わらなかった」はなぜ起きるのか？』では、仕事を始める前に「脳内リハーサル」をすることを勧めています。
頭の中で終わっていない計画が、現実世界で終わることはありません。
そのために、一度「脳内リハーサル」をして、仕事が終わるかどうかを確認するのです。
ここで重要なのは、ゴールから逆算するのではなく、頭の中で前から順に、”ステップ・バイ・ステップで順番に作業を進めていくことです。
脳内リハーサルは、難しい逆算ではありません。「まずAをやる。その次にB、その次にC」と、前から順番に仕事を頭の中で進めていくだけです。すると、「ここで上司の確認が必要だ」「このデータは先に依頼しないと間に合わない」「この工程は思ったより重い」と、現実に手を動かす前に気づけます。
頭の中で終わっていない仕事は、現実でも終わらない
期限に遅れる人は、作業の途中でこうした問題に初めて出会います。逆に期限を守る人は、頭の中で先に問題に出会っているので、先回りして対処しているのす。ですから、きっちり期限通りに終わるのです。
仕事の期限を守るために必要なのは、「何日あれば大丈夫そう」と感覚で見積もることではありません。頭の中でステップ・バイ・ステップに進めて、本当に最後までたどり着けるかを確認することです。
途中で詰まるなら、その計画はまだ完成していません。逆に、ゴールまでスムーズに進められたなら、「あとはやるだけ状態」ができています。必要な作業も順番も見えているため、実際の仕事では迷う時間が減り、手を動かすことに集中できます。計画とは、予定表に締切を書くことではなく、「この順番で進めれば終わる」と確認できている状態なのです。
