貴重な“時間資産”を再分配する
私の感覚ではあるが、多くのホワイトカラーが自分の行動ログを考えると、2の「成果を生むための準備時間」が全体の4割近く、3の「成果に寄与しない時間」が3割前後を占め、1の「直接成果を生む時間」はわずか2～3割というケースが多い印象だ。当然、2と3の時間をいかに圧縮・削減し、1の時間を増やせるかが勝負のわかれ目だ。
このことを前提にすると、時間投資の配分を改善するための第一歩は「可視化」に尽きると言える。手帳でもカレンダーアプリでも構わない。まずは1週間、自分の予定を色分けし、自分の時間が3つの時間のどこに属するかをタグ付けしてみてほしい。
その際、会議やメール作業を“準備”に分類するのか“無駄”に分類するのかで迷ったなら、「この行為が直接売上や価値創造に寄与する確率は？」と自問してみることだ。確率が低いなら3の時間に落とし込み、徹底的に削る対象に設定する。
また、無駄な時間の削り方のコツは2つある。1つ目は「自動化と半自動化」。ほかの章でも書いているが、さまざまなテクニックを使って時間を生み出す工夫をしていこう。AIを用いたドラフト・資料作成、RPAによる定型データ入力などは、まさに時間を買う行為にあたるので積極的に検討していいだろう。
2つ目は「ミーティングダイエット」。たとえば、準備フェーズの会議が膨張しがちなら、実施時間を60分から
30分に切り詰めてみる。30分のミーティングは15分で済ませられないか考えてみる。
人は60分あると思うと、それを全部使い切ろうとしてしまう。その性質を理解していないと、限られた時間がどんどん減っていくから注意が必要だ。もしくは、自分に必須ではないミーティングには出席しないことや、定例会議はテキスト共有だけで済ませられないかと考えることも有効だ。
昨今、オンラインミーティングが浸透し、移動時間が必要なくなった分、ミーティングになんとなく参加しやすくなってしまった。それゆえに、価値を生み出さないミーティングも増えてきているので、ミーティングダイエットを定期的に行おう。時間資産を無駄に減らさないことは、どの立場になっても重要なのでぜひ意識してみてほしい。
繰り返すが、時間は交換できない、貯められない、取り戻せない。自分の意志で時間の使い方を決めよう。
『野性の仕事術 泥臭さと合理性を両立するための全知見』
