即決されるプレゼン資料に盛り込まれている「おもてなし」とは？

プレゼン資料の作り方がよくわからない、なかなか結果が出せない。そんな悩みはありませんか？これまで1000件超のプレゼン資料に接してきた天野暢子氏の最新刊『見せれば即決！資料作成術』の中から、相手のＯＫを引き出すプロのテクニックをご紹介します。

固有情報を盛り込み
「あなたの資料」と思わせる

　資料を手にした時、誰にでも渡している“ありもの”（既製品）だと感じてしまうことはありませんか？逆に、「これは自分のために作られた資料だ」と感じることもあるでしょう。その違いは何かと言えば、相手への「おもてなし」が資料に盛り込まれているかどうかです。

　その1つが固有情報です。宛名をとってみても「工場移転をお考えの経営者の皆さま」「株主各位」では、広く多くの人に呼びかけてあって“他人ごと”。受け取った人は“自分ごと”とは感じません。

　これが「東洋サプライ御中」「戸田恭一様」になっていたらいかがでしょう？一気に資料と向き合う気持ちが変わってきます。旅館の玄関で「歓迎ＡＢＣ会社御一行様」と掲示してあるのは、固有名で歓迎の気持ちを伝えているのです。

　ただし、固有情報を入れると使い回しはできません。同じ資料を西洋工業や森田さんには提出できないので、手間がかかります。遠回りに感じるかもしれませんが、「戸田さん、あなたがお困りのことでお手伝いしましょうか」と語りかけるひと手間こそが、「イエス」を引き出す近道なのです。

　宛名だけではありません。紹介する事例も相手にピッタリ合ったものにすべきでしょう。一例として、消費者にリフォームを勧める資料を考えてみます。

　ひと口にリフォームと言っても、30代4人家族と、60代で子どもが独立したご夫婦に勧めるモデルプランは違うはずです。見せる写真、図面、使う用語も別ですね。「広いキッチンが夢」という見込み客に、広々キッチンのイメージ写真を見せれば、「自分のことをわかってくれているな」と身を乗り出してもらえます。

　盛り込むべき情報は、多くの人が知りたがっていることではありません。資料を渡す相手が求めている情報だけでいいのです。

（毎週火曜日・金曜日に公開予定）