情報てんこ盛りのプレゼン資料が「通らない」ワケ

プレゼン資料の作り方がよくわからない、なかなか結果が出せない。そんな悩みはありませんか？これまで1000件超のプレゼン資料に接してきた天野暢子氏の最新刊『見せれば即決！資料作成術』の中から、相手のＯＫを引き出すプロのテクニックをご紹介します。

1ページあたり、
1メッセージのみ伝える

　1ページに何種類ものグラフや表が入った資料を見かけることはありませんか？　「自分の資料がまさしくそうだ」という方もいらっしゃるでしょう。

　特に営業会議の資料などは顕著で、今期と来期、製品Ａと製品Ｂ、売上高と利益など、異なるものを比較したり、詰め込んだりしてあるのをよく見かけます。省資源だと感じるかもしれませんが、「伝える」という見地から考えると、詰め込みすぎは逆効果です。

　物理的にこれら複数の要素を1ページに盛り込むことは簡単です。けれども説明する時は1つのことしか話せません。日本語と英語を一度に話せないように、製品Ａと製品Ｂの説明は同時にはできないのです。

　あなたが「左上の図から見てもらい、最後に右下の図を見てほしい」と考えていても、相手は勝手に別の図から見始めているかもしれません。多くのものが混在することによって、自分が考えるストーリーに導けなくなってしまうのです。道からはずれてよそ見をされたのでは、「イエス」の返事がもらえなくても仕方ありません。

　そこで、資料も2ページに分割します。特にPowerPointのスライドのような横位置の資料は、紙芝居のようにページが次々と変わっていくのが特徴です。1ページで伝えるメッセージは1つだけと決めて表現していきます。

　たとえば「鹿児島支店の売上高は前年比20％増」というメッセージの横に「鹿児島支店の利益は微減」というメッセージも入れてしまうと、両方とも訴求力が落ちてしまいます。2倍の情報を盛り込んだつもりが「0」になってしまわないよう、「捨てる」のではなく「分割」しましょう。

　1ページに1つのメッセージを伝えきることで、結果的に伝えたいことがすべて相手に伝わるようになります。