仮に、いつも一緒に仕事をしている海外の同僚が来日することになったので、それに合わせて、今後のプロジェクトでの役割分担について話し合いたいとします。その内容を伝えるには、どう書けばいいでしょうか。

　こんな簡単そうなものでも、文章を書き始めると、ダラダラしたものになりがちです。そうした場合には、なぜ時間を割いて欲しいのかを端的にわかりやすく説明するのがポイントです。例えば次のように3段階で説明する内容を考えます。

1　何をしたいのかをまず説明
「新しいプロジェクトでどう一緒に働くか、誰が何をするのかを話し合いたい」

2　その理由を説明
「前のプロジェクトでは、あなたのチームと私のチームの間で責任の所在について混乱があったから、今回は同じ問題に陥らないようにしたい」

3　それにより、何を達成したいのかを説明
「達成したいのは、すべてのメンバーで共有する役割分担表を２人でつくることです」

　この3点が自分の言いたいことだと納得できれば、もうこのメールは書けたようなものです。

　あとはできるだけ平易な英語を心がけます。フォーマットとしては、宛名を書いて、一文挨拶をつけて、最後に「では、来月楽しみにしています」と結べばいいでしょう。これだけで、明確に意図が伝わるメールになります。

　私はこの箇条書きの方法にこだわっています。言いたいことを次々と思いつくようなときは、つい思うままに書いてしまいますが、すぐに書ける気がするときやいろいろと内容を思いつくときこそ、箇条書きのステップを踏むべきです。