仕事のカテゴリーごとに分析する
小室淑恵（こむろ・よしえ） 株式会社ワーク・ライフバランス代表取締役社長 2006年に起業し、働き方改革コンサルティングを約1000社に提供してきたほか、年間約200回の講演を依頼されている。クライアント企業では、業績を向上させつつ、労働時間の削減や有給休暇取得率、社員満足度、企業内出生率の改善といった成果が出ており、長時間労働体質の企業を生産性の高い組織に改革する手腕に定評がある。主催するワーク・ライフバランスコンサルタント養成講座は全国で約1600人の卒業生を育成し、認定上級コンサルタントが各地域で中小企業の支援も行っている。政府の産業競争力会議民間議員、経済産業省産業構造審議会委員、文部科学省中央教育審議会委員、厚生労働省社会保障審議会年金部会委員、内閣府仕事と生活の調和に関する専門調査会委員などを歴任。著書に『働き方改革』『労働時間革命』（ともに毎日新聞出版）、『6時に帰るチーム術』（日本能率協会マネジメントセンター）など多数。
そこで、連載第3回でご紹介した「ワークログ」が威力を発揮します。
「ワークログ」とは、毎朝、働き始める前にその日一日のスケジュールを見積もり、終業後に、実際にどのように仕事を進めたかを記録していくものです。そして、一定期間後、その記録を集計・分析することによって、どのような仕事にどれだけの時間を費やしているのか、朝立てた予定がどのようにずれていくのか、本来優先すべき仕事にどのくらいの時間を使えているのかなど、「自分の働き方」を客観的に把握。そして、働き方のクセや問題点などを明確にしたうえで、具体的な改善策を実行。これを繰り返すことによって、確実に「働き方」を変えて、「残業ゼロ」に近づけていくことができるのです。
重要なのは、一定期間後、「ワークログ」を集計・分析することです。そのためには、「ワークログ」をつけるときに、一つひとつのタスクを無秩序に書き込むのではなく、「資料作成」「会議」「外出」などのカテゴリーごとに「項目」を立てたうえで、それに該当する個別タスクを記入する必要があります。そうでなければ、一定期間後、集計・分析することができないからです。
また、「項目」は「大項目」と「小項目」の２階層にすると便利です。たとえば、大項目として「会議」と立て、小項目として「社内会議」「社外会議」などと立てたうえで、「会議・社外会議・Ａ社とＰＲ戦略ミーティング」などと記録しておけば、仕事時間の何割を「会議」に費やしているかを把握したうえで、さらに「社内会議」「社外会議」に何割ずつ使っているか、そしてその内訳までも詳細に把握することができます。
もしも、あまりにも「会議」に時間を費やしていて、なかでも「社内会議」が過剰になっていることがわかれば、その内訳を調べて、「チームの定例会議を短縮できないか？」「単なる報告会議はメンバーに任せようか？」などと具体的な解決策を検討することができます。そのためにも、「大項目」「小項目」の２階層で「項目」を設定しておく必要があるのです。
さて、では、プレイングマネジャーはどのよな「項目」を立てるといいのでしょうか？
はじめて「ワークログ」をつける場合には、「マネジャーとしての仕事（増やしたい仕事）」と「プレイヤーとしての仕事（減らしたい仕事）」が明確になるように「大項目」を設定することをおすすめしています。
たとえば、「資料作成」には、マネジャーとして作成する資料と、プレイヤーとして作成する資料がありますから、「マネジャー資料作成」「プレイヤー資料作成」と「大項目」を設定します。一方、「営業」は、すべてプレイヤーとしての仕事ですから、「プレイヤー営業」だけを「大項目」として設定します。このような要領で下図のように「大項目」を設定。そして、それぞれの「大項目」の主だったタスクを「小項目」に設定していくわけです（これはあくまでも例なので、有効な分析ができるよう、ご自身の仕事内容に適した大項目・小項目を設定してみてください）。
