「完成イメージ」をしっかりと共有する
小室淑恵（こむろ・よしえ）株式会社ワーク・ライフバランス代表取締役社長
2006年に起業し、働き方改革コンサルティングを約1000社に提供してきたほか、年間約200回の講演を依頼されている。クライアント企業では、業績を向上させつつ、労働時間の削減や有給休暇取得率、社員満足度、企業内出生率の改善といった成果が出ており、長時間労働体質の企業を生産性の高い組織に改革する手腕に定評がある。主催するワーク・ライフバランスコンサルタント養成講座は全国で約1600人の卒業生を育成し、認定上級コンサルタントが各地域で中小企業の支援も行っている。政府の産業競争力会議民間議員、経済産業省産業構造審議会委員、文部科学省中央教育審議会委員、厚生労働省社会保障審議会年金部会委員、内閣府仕事と生活の調和に関する専門調査会委員などを歴任。著書に『働き方改革』『労働時間革命』（ともに毎日新聞出版）、『6時に帰るチーム術』（日本能率協会マネジメントセンター）など多数。
仕事を渡すときには、次の項目をしっかり確認するようにしてください。
●ゴールは何か（この仕事の目的）
●誰がやるのか
●何をやるのか
●いつまでにやるのか
●どうやってやるのか
●所要時間はどのくらいか
●なぜ、そのメンバーがやるのか
●誰と協力するといいか
たとえば、資料作成を依頼するのであれば、まず「商品〇〇の売上推移を役員会に報告する必要があるから、その資料をつくってほしい」などと、その資料を作成する目的を伝えます。
また、「役員会にはたくさんの議題が上がるから、この報告に時間はかけられない。だから、パッと見た瞬間に内容が把握できるような資料にしてほしい」などと、目的を果たすために重要なポイントをつけ加えたり、「商品〇〇の売上が伸び悩んでいることを理解してもらって、さらなる販促策が必要なことを訴えるための資料なんだ」などと、仕事の重要性を訴えて、使命感をもってもらうのも効果的です。
こうして仕事の大きな方向性を共有することができたら、「パッと見て把握できるように、要点を1枚でまとめるといいと思う」「一応、詳しいデータは2枚目につけておこうか」「役員会議とはいえ、社内向けの資料だから、デザインに凝る必要はないよ。手間をかけすぎないようにしてほしい」というふうに重要なポイントを伝えます。
「対話」を通じて認識をすり合わせる
そして、メンバーがざっくりとした「完成イメージ」を思い描けるようになったら、「資料に盛り込む内容」「資料のレイアウト」「完成までのロードマップ」など、具体的なことをつめていきます。
ここで大切なのは、「対話」を通じて、お互いの認識をすり合わせていくことです。一方的な押しつけになることを避けるのはもちろん、「対話」することで、相手の発言内容からその理解度を確認することもできます。
たとえば、「いまの説明を聞いて、この資料をつくるのにどれくらい時間がかかりそうだと思った？」と聞いてみます。メンバーが想定する時間が思った以上に長ければ、必要以上に資料をつくり込もうとしているのかもしれませんし、「自分だけですべてやらなければならない」と思い込んでいるのかもしれません。
そこで、「誰かに協力をあおぐ必要がありそう？」などと質問してあげるといいでしょう。もしも、そのメンバーが「自分ひとりですべてやらなければならない」と思い込んでいたのであれば、「他のメンバーに助けてもらってもいいんだ」と気づくことができるはずです。
その場合には、「◯◯さんはこの分野のスペシャリストだから、困ったときは相談するといいよ」と適任者の名前を伝えたり、「△△さんは、先週プロジェクトがひと段落しているから、手が空いているかもね」と、引き受けてくれそうなメンバーの名前を伝えるといいでしょう。このように、メンバーと対話をすることによって、想定されるリスク要因をあらかじめつぶすことができるのです。
