ハーバード大学教授であり、ハーバード行動洞察グループ（BIG）のディレクターを務める行動科学者トッド・ロジャース。行動科学で人を動かす方法を研究してきた彼が、「読まれる文章」「読まれない文章」の原理を突き詰め、科学的に正しい文章術として体系化したのが『忙しい人に読んでもらえる文章術』（トッド・ロジャース、ジェシカ・ラスキー＝フィンク著、千葉敏生訳）だ。本稿では、同書の内容に触れながら、とくにメールを使った効果的な働き方を紹介する。（ダイヤモンド社書籍編集局 三浦岳）
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混乱したメールは、相手の時間を奪う
毎晩遅くまでオフィスに残っているのに、なぜか成果が出ない人がいる。
筆者がかつていた職場でも、そういう人を見かけたことがある。提出物はぎりぎり、メールの返信は遅く、打ち合わせ後も結論や担当が不明確で、参加者の間に混乱が残る。
そういう人の1つの特徴は、メールがわかりにくいということ。
余計な背景や話題が混ざり、肝心の結論や依頼が埋もれている。読み手は必要な情報を探し回り、何度も確認せざるを得ない。そのため返事や作業が遅れ、仕事がだらだらと長引いて終わらない。
ハーバード大学で行動洞察グループを率いる行動科学者トッド・ロジャースらは、この現象を『忙しい人に読んでもらえる文章術』でこう説明している。
長時間働いても成果が出ない人は、こうした混乱を日常的に生み出している。その結果、毎日、膨大な時間をメール作業に費やしてしまっているのだ。
「効果的な文章」とは何か？
さらにロジャースらは、文章の「種類」についても興味深い指摘をしている。
美しい文章は趣味や芸術の面では素晴らしいスキルではあるが、ビジネスで成果を上げるには、短く、明確で、行動に直結する「効果的な文章」を書くことが不可欠だというのだ。
成果を上げる人は、相手の時間を節約する効果的な文章で、仕事のスピードを加速させる。逆に成果が出ない人は、自分の頭の中をそのまま文章に流し込み、読み手に「情報を整理する」という余計な作業を押し付けてしまう。
筆者自身、忙しいときにこういうメールを受け取ると、読む前からため息が出てしまう。
もし長時間働いても結果が出ないなら、まずは自分の文章を一度「受け手の視点」で読んでみることだ。
本書でとくに強調されているメッセージは「少ないほどよい」というもの。メールもビジネス文書も、短く端的なほうが効果的だ。これを意識するだけでも、仕事の進み方は大きく変わるはずだ。
（本原稿は、トッド・ロジャース、ジェシカ・ラスキー＝フィンク著『忙しい人に読んでもらえる文章術』〈千葉敏生訳〉に関連した書き下ろし記事です）
『忙しい人に読んでもらえる文章術』とは？
ハーバード大学教授が、「つい読んでしまう文章」と「読まれない文章」の違いを「行動科学」で徹底追求！
「忙しい人の頭のなかでは何が起きている？」「効果的に推敲する方法とは？」「いちばん大事なことはどこに書く？」……。
どんな相手にもパッと伝わる文章が書けるようになる前代未聞の文章術！
本書の内容
はじめに――科学に基づいた効果的な文章術
■PARTⅠ 読み手を理解する
CHAPTER 1 「読み手の頭」はこうなっている
CHAPTER 2 「忙しい読み手」の視点で考える
CHAPTER 3 「自分の目的」を理解する
■PARTⅡ 6つの原則
CHAPTER 4 第一の原則：少ないほどよい
CHAPTER 5 第二の原則：読みやすくする
CHAPTER 6 第三の原則：見やすくする
CHAPTER 7 第四の原則：書式を生かす
CHAPTER 8 第五の原則：読むべき理由を示す
CHAPTER 9 第六の原則：行動しやすくする
■PART Ⅲ 原則を実践する
CHAPTER 10 「効果的な文章」を書く
CHAPTER 11 「誰が誰に書くか」を意識する
CHAPTER 12 原則を定着させる
