【チャンク化の例：資料作成の5つのステップ】
1、必要な情報の収集
2、ドキュメント化
3、資料の流れとメッセージの構築
4、グラフや図表の作成
5、提出資料の最終仕上げ
このように、タスクのチャンク化ルールを導入した企業196社では、86％のメンバーが「業務がスムーズに進められるようになった」と回答。
ある総合病院では、導入後わずか3カ月で次の改善が見られました。
・タスクの完了率が15％向上
・メンバーからの質問が32％減少
・差し戻しが64％減少
なぜ、この「チャンク化ルール」が効果的だったのでしょうか。
『一流のマネジャー945人をAI分析してわかった できるリーダーの基本』 越川慎司 日経BP
それは「一度に考えることを減らす」効果があるからです。
人間の脳は、同時に処理できる情報量に限界があります。大きな仕事をいきなり任されると、どこから手をつけていいかわからなくなってしまうのです。
しかし、階段を一段ずつ上るように小分けにされたタスクであれば、メンバーは次に何をすべきかを明確に理解できます。
さらに、各段階で成功体験を積み重ねることで、自信とモチベーションも高まっていきます。
まずは、既存の業務をステップに分解してみてください。ステップ化ができると、それが「任せるときのフォーマット」になります。
「任せるフォーマット」ができれば、メンバーは業務を進めながら「今、どの段階にいるのか」を認識しながら業務を進められます。この状態は、メンバーの自走を促し、その結果としてチーム全体の生産性も高めてくれます。
